اتوماسیون گردش کار نه تنها فرآیندهای داخلی را بهبود می بخشد، بلکه رضایت مشتری را نیز بهبود می بخشد. یک سیستم اتوماسیون جریان کار قوی می‌تواند با ارائه به‌روزرسانی‌های شفاف وضعیت پروژه و ارتباطات پیشگیرانه، برای مشتریان مفید باشد. این به نوبه خود می تواند به تقویت اعتماد و مشارکت های بلندمدت کمک کند و منجر به گردش مالی کمتر مشتری و توانایی بهتر برای پیشی گرفتن از رقبا شود.
مرتبط: 5 روشی که اتوماسیون می تواند به شما در مدیریت تیم کمک کند
در نهایت، فرآیندهای سنتی و دستی ریسک زیادی وجود دارد که می تواند منجر به هرج و مرج و اختلال در یک سازمان شود. با تمرکز مجدد تلاش‌های همه از طریق یک سیستم گردش کار خودکار، کسب‌وکارها می‌توانند همکاری و ارتباطات را به ارتفاعات جدیدی برسانند. عصر اتوماسیون اینجاست. برای شرکت‌ها بسیار مهم است که مزایایی را که این ابزارهای قدرتمند می‌توانند برای سازمان‌هایشان به ارمغان بیاورند، آغاز کنند.
مجله ترفندهای اینستاگرام
https://www.entrepreneur.com/growing-a-business/how-to-enhance-collaboration-and-communication-with/479209
اکثر سازمان ها دارای تیم های مختلفی هستند که کمک های منحصر به فرد و تخصصی را به مشتریان تحویل می دهند. هر بخش باید بدون عیب و نقص با یکدیگر همکاری کنند تا بهترین نتایج را به دست آورند. پلتفرم‌های اتوماسیون گردش کار می‌توانند سیلوهای بخش را خراب کنند و به تیم‌ها اجازه می‌دهند تا به‌طور یکپارچه روی اسناد و پروژه‌های مشابه در زمان واقعی همکاری کنند.
ابزارهای اتوماسیون گردش کار به اعضای تیم اجازه می‌دهد تا ببینند چه کارهایی تکمیل شده، در حال تعلیق یا عقب افتاده است. داشبوردهای مشترک و ابزارهای ردیابی پیشرفت برای مدیریت شرکت برای ردیابی و مدیریت عملکرد کارکنان و شرکت ضروری هستند. این سیستم ها همچنین می توانند به تیم کمک کنند تا مؤثرترین و سازنده ترین اعضای تیم را شناسایی و شناسایی کنند. با مدیریت عملکرد ضعیف و پاداش دادن به اعضای قوی تیم، شرکت می تواند روحیه تیم، همکاری و بهره وری را بهبود بخشد.
6. به روز رسانی و هشدار خودکار
آخرین چیزی که تیم به آن نیاز دارد سردرگمی در مورد اینکه چه کسی مسئول هر مرحله از یک گردش کار است است. تخصیص خودکار وظایف بر اساس معیارهای از پیش تعریف شده، وضوح مسئولیت ها را در سراسر تیم تضمین می کند. همچنین می تواند مشخص کند که چه کسی در حال حاضر “توپ” را در اختیار دارد و خطر تلاش های تکراری را کاهش می دهد. داشتن یک گردش کار خودکار همچنین تأخیرهایی را که ممکن است در زمانی که شخصی در تعطیلات است و برای پیشبرد کار به صورت دستی در دسترس نیست رخ دهد، از بین می برد.
5. مسئولیت پذیری و شناخت تیم
ابزارهای اتوماسیون گردش کار همچنین می‌توانند از تأییدیه‌های داخلی و خارجی بدون درز با مسیریابی اسناد و سایر موارد به اعضای تیم مناسب برای بررسی و امضا پشتیبانی کنند. این تضمین می‌کند که پروژه‌ها با کاهش زمان‌های چرخش در زمان‌بندی باقی می‌مانند و وضعیت تأیید فعلی را نشان می‌دهد.
3. بهبود رضایت مشتری
در بسیاری از موارد، تیم ها هزاران وظیفه را مدیریت می کنند که در بین مشتریان و پروژه های متعددی پخش شده اند. احتمال لغزش چیزی از میان شکاف ها بسیار زیاد است. اکثر سیستم‌های گردش کار خودکار مجهز به اعلان‌ها و یادآوری‌های خودکار هستند تا اعضای تیم را در مورد ضرب‌الاجل‌ها، به‌روزرسانی‌های پروژه و اقدامات مورد نیاز مطلع کنند. این هشدارها اغلب می‌توانند بسیار قابل تنظیم باشند و حتی می‌توانند هشدارهای با تاثیر بالا را به مدیریت بالاتر افزایش دهند.
راه حل در اتخاذ ابزارهای اتوماسیون گردش کار برای تسهیل فرهنگ شفافیت، کار تیمی و مسئولیت پذیری در سراسر سازمان نهفته است. با استفاده از سیستم‌های اتوماسیون گردش کار، شرکت‌ها می‌توانند این موانع را از بین ببرند و فرآیندهای ساده‌سازی را ایجاد کنند که اطمینان حاصل شود همه به آخرین اطلاعات یکسان دسترسی دارند.
به عنوان مثال، یک شرکت حقوقی می‌تواند مدیریت پرونده و ارتباط مشتری را خودکار کند و به مشتریان امکان می‌دهد به‌روزرسانی‌های خودکار در مورد پیشرفت پرونده را دریافت کنند و از طریق یک پورتال مشتری امن به اسناد مربوطه دسترسی داشته باشند.
4. شفافیت در نقش ها و مسئولیت ها
مرتبط: 3 نکته که هنگام خودکارسازی گردش کار باید در نظر بگیرید
1. همکاری بین بخش
همکاری و ارتباطات موثر برای هر سازمانی ضروری است. ارتباط ضعیف می‌تواند منجر به سوء تفاهم، خطا، تلاش‌های تکراری و عدم شفافیت در مورد وضعیت پروژه شود. این اغلب منجر به درگیری داخلی بین بخش های شرکت می شود که از یکدیگر ناامید می شوند. شرکت هایی که در ایجاد یک محیط مشارکتی و شفاف شکست می خورند، در معرض خطر ایجاد دپارتمان های محصور، آسیب رساندن به بهره وری و تأثیر منفی بر رضایت مشتری هستند.
یکی از بزرگ‌ترین چالش‌های تصمیم‌گیری در یک سازمان این است که هر کسی دیدگاه‌ها و برنامه‌های خود را دارد. سیستم‌های اتوماسیون گردش کار می‌توانند به همه افراد سازمان دسترسی به ابزارهای تحلیلی، گزارش‌ها و داشبوردهایی که داده‌های عملکرد و سایر معیارهای کلیدی را برجسته می‌کنند، فراهم کنند. دسترسی به یک مجموعه داده یکپارچه می تواند خطر اطلاعات متناقض ایجاد گلوگاه تصمیم گیری و هدر دادن منابع ارزشمند را کاهش دهد.
به عنوان مثال، یک ابزار اتوماسیون گردش کار می تواند یک سند مهم را بین تیم های بازاریابی، طراحی و فروش برای ورودی هدایت کند. این نه تنها به تیم کمک می کند تا به عنوان یک واحد عمل کند، بلکه احتمال مشکلات کنترل نسخه را نیز کاهش می دهد.
2. تصمیم گیری مبتنی بر داده
نظرات بیان شده توسط مشارکت کنندگان کارآفرین مربوط به خود آنهاست.