چگونه مدیران عامل می توانند ایمیل های خود را کنترل کنند و به صندوق ورودی صفر دست یابند
نظرات بیان شده توسط مشارکت کنندگان کارآفرین مربوط به خود آنهاست.
اگرچه روششناسیهای زیادی وجود دارد که یک رهبر میتواند برای مدیریت مؤثر ایمیلهای خود تمرین کند، یک فرآیند منسجم و متفکرانه مؤثرترین راه برای سیستمسازی و پاسخ به ایمیلها است و گامی برای سرپرستی رهبر مؤثر است.
من دو دهه با مدیران عامل کار کردهام، و تقریباً هر مدیر عاملی با حجم عظیمی از ایمیلها سر و کار دارد و با نحوه مدیریت مؤثر آنها دست و پنجه نرم میکند. در یک نظرسنجی که من با بیش از 1000 مدیر اجرایی و صاحبان مشاغل انجام دادم، 93٪ اظهار داشتند که با مدیریت ایمیل مشکل دارند. از طریق تجربهام بهعنوان بنیانگذار CEO Experience و کار با مدیران عامل شرکتهای بزرگ و کوچک، دریافتهام که مدیریت ایمیل مؤثر میتواند به معنای مدیریت کلی خوب باشد.
در دنیای امروز، ایمیل ابزاری حیاتی برای رهبران برای برقراری ارتباط موثر است. متأسفانه، بسیاری از رهبران یا مکاتبات ایمیلی خود را نادیده می گیرند یا روش کارآمدی برای مدیریت صندوق ورودی خود ندارند.
مطالب مرتبط: 6 روش برای مدیریت لیست ایمیل خود مانند یک حرفه ای
1. ایمیل های خود را به سال تجاری شرکت خود تقسیم کنید
در تجارت، شروع و توقف برای موفقیت ضروری است. بسیاری از چیزها در تجارت به یک ساختار سالانه تقسیم می شوند. امور مالی کسب و کار اغلب به یک سال تجاری تقسیم می شود. یکی از اشتباهات اصلی که بسیاری از مدیران عامل در مورد ایمیل های خود مرتکب می شوند این است که هرگز آنها را به یک سال تجاری تقسیم نمی کنند. آنها همچنان اجازه می دهند ایمیل هایشان سال به سال جمع شود. وقتی ایمیلهای خود را در هر سال تقویمی تقسیم میکنید، رهبران میتوانند شروع و توقف در صندوق ورودی ایمیل خود داشته باشند. هر سال تقویم جدید ایمیل های شما را به صفر می رساند.
به عنوان مثال، اگر سال تقویم کاری شما در سپتامبر به پایان می رسد، باید ایمیل های سال گذشته را بایگانی کنید و یک پوشه اصلی جدید برای سال تجاری جدید ایجاد کنید. مدیریت موثر ایمیل با درک نقاط شروع و پایان اطلاعات ایمیل شما شروع می شود.
2. پوشه هایی برای موضوعات اصلی خود ایجاد کنید
یک گام مهم برای مدیریت موثر ایمیل، سازماندهی ایمیل های خود در پوشه ها است. پوشهها به رهبر اجازه میدهند تا حوزههای اصلی تمرکز را که رهبر ممکن است مجبور باشد مکرراً با آنها برخورد کند، دستهبندی کند. پوشه ها باید برای موضوعات کلیدی و افراد کلیدی در سازمان ایجاد شوند. هرچه یک رهبر بهتر بتواند پوشه های خود را شناسایی کند، رهبر بهتر می تواند ایمیل خود را مدیریت کند.
3. مدیران عامل به پوشه هایی در این 9 حوزه کلیدی کسب و کار نیاز دارند
هر کسب و کاری، صرف نظر از اندازه آن، با مسائل مربوط به استراتژی و چشم انداز سروکار دارد: حسابداری و مالی، فروش و بازاریابی، منابع انسانی، عملیات، مشتریان، رهبری شخصی و مسائل، تأثیر پادشاهی، و توسعه تیم و فرهنگ. زمانی که یک رهبر بداند ایمیل های خود را در کجا ارسال کند، مدیریت ایمیل ها آسان تر می شود. بسیاری از ایمیلها در صندوق ورودی میمانند زیرا رهبر جایی برای ارسال ایمیل ندارد.
4. پوشه های فرعی را در زیر پوشه های اصلی خود ایجاد کنید تا قابلیت نشستن آسان داشته باشید
هنگامی که پوشه های اصلی شما ایجاد شد، وظیفه ایجاد زیرپوشه ها برای سازماندهی بهتر ایمیل های شما باید ایجاد شود. به عنوان مثال، ممکن است بخواهید برای هر کارمند شرکت خود یک زیر پوشه در زیر پوشه منابع انسانی ایجاد کنید. اینها به شما این امکان را می دهد که اطلاعات مهمی را در مورد کارمند نگه دارید که جستجو و یافتن آنها آسان باشد. پوشه های فرعی برای مدیریت خوب ایمیل ضروری هستند.
فقط ایمیل هایی که برای بررسی یا نگهداری سوابق در آینده مفید هستند باید نگهداری شوند. فراموش نکنید که پوشه ارسالی شما نیز یک پوشه سند برای اطلاعاتی است که در صورت نیاز قابل جستجو است.
یکی از مثالهایی که من استفاده میکنم، کپی کردن یا کپی کورکورانه خودم در یک ایمیل ارسالی برای اهداف بایگانی است.
5. برای ایمیل هایی که می دانید اغلب استفاده خواهید کرد، الگوهای ایمیل ایجاد کنید
رهبری عالی، رهبری ثابت است. هنگامی که رهبران به طور مکرر وظایف را انجام می دهند، زمانی که کار به خوبی انجام شود به موفقیت دست خواهند یافت. در مکاتبات ایمیلی تکرار زیادی وجود دارد. مدیر عاملی که از ایمیلهایی که مینویسند به عنوان الگوی ایمیلهای بعدی استفاده میکند، میتواند ساعتها در وقت کاری خود صرفهجویی کند و مدیریت خوبی را تمرین کند.
6. از پرچم ها استفاده کنید یا راهی برای شناسایی پیگیری ایمیل های مهم ایجاد کنید
یکی از راههای مرتبسازی سریع ایمیلها در صندوق ورودی، پرچمگذاری آنها برای پیگیری بعدی است. میتوانید ایمیلهای کد را با استفاده از پرچمها رنگ کنید یا ایمیلی را با یادآوری ارسال کنید تا بعداً روی ایمیل کار کنید.
در تجربهای که در مدیریت حجم عظیمی از ایمیلها دارم، هر ایمیل را به یکی از چهار راه خطاب میکنم: ایمیلهای غیرضروری، که میتوان آنها را حذف کرد. FYI یا فهمیدن ایمیل ها، که باید خوانده شوند و سپس حذف شوند. ایمیلهایی که نیاز به اقدام دارند، اما در زمان بعدی. و ایمیل های فوری و به موقع که نیاز به اقدام فوری دارند.
دسته سوم (u-turn) ایمیلهایی هستند که نیاز به اقدام دارند و اغلب فراموش میشوند مگر اینکه برای تاریخ بعدی پرچمگذاری شوند.
مطالب مرتبط: 4 نکته برای مدیریت بهتر صندوق ورودی ایمیل
7. خودتان را به چالش بکشید تا هر روز به هر ایمیل عمل کنید
تهاجمی بودن در مورد مدیریت ایمیل استرس را کاهش می دهد و باعث بهره وری رهبر می شود. تقویم در طول روز برای خواندن ایمیل می تواند مفید باشد. به عنوان مثال، یک رهبر می تواند 15 دقیقه در ساعت های 9، 11، 2 و 5 برنامه ریزی کند تا ایمیل را بررسی کند و به طور مناسب پاسخ دهد. هرچه عادات و رفتارهای منسجم تری به عنوان یک رهبر ایجاد کنید، بهره وری بیشتری خواهید داشت.
یکی از مدیران ارشد دولتی که من با او کار کردهام، در طول دو دهه حضورش در دولت، به طور موثر صندوق ورودی ایمیل خود را به صفر رسانده است. او میگوید: «مدیریت ایمیل مؤثر استرس را کاهش میدهد، عملکرد را افزایش میدهد و به رهبر کمک میکند تا در هر زمینهای از رهبری خود اعتبار کسب کند.»
اگرچه مدیریت ایمیل موثر ممکن است تنها کلید موفقیت کسب و کار و سرپرستی خوب نباشد، اما بخش مهمی از فرآیندی است که بسیاری از مدیران اجرایی زمان و تلاش خود را در آن صرف می کنند.
ایمیل یکی از اجزای هر شغل و وظیفه در نیروی کار امروزی است. مدیریت ایمیل ها و پاسخگویی سریع می تواند بین موفقیت و شکست کسب و کار تفاوت ایجاد کند. زمانی که رهبران بفهمند که چگونه از ایمیل بهعنوان یک ابزار بهجای اینکه آن را یک بار بدانند، استفاده کنند، از پاسخ دادن به ایمیلها به استفاده از آن بهعنوان یکی از جنبههای فنی ضروری کسبوکاری که در آن کار میکنند، حرکت میکنند.
https://www.entrepreneur.com/growing-a-business/how-ceos-can-take-control-of-their-emails-and-achieve-inbox/478320