چگونه این نرم افزار می تواند به شما در افزایش سود املاک و مستغلات کمک کند

در حالی که ممکن است شما با روش های حسابداری کاغذ راحت باشید ، آینده در اینجا است. نرم افزار حسابداری دیجیتال و بدون کاغذ در حال افزایش است و بسیاری از مستاجران یک روش آنلاین برای دریافت فاکتورها و یادآوری ها را ترجیح می دهند.

انتقال از اطلاعات دستی به یک سیستم بدون کاغذ ، به تجارت شما کمک می کند تا سود خود را حفظ کند ، خطاها را کاهش دهد ، در وقت خود صرفه جویی کند و این فرصت را داشته باشد که با نرم افزار مبتنی بر ابر ، تجارت خود را در حال رشد باشد.

در این مقاله به بررسی نرم افزار ردیابی املاک بدون Paperless می پردازیم و اینکه چگونه می تواند به شما در ورود به عصر دیجیتال کمک کند.

مرتبط: چگونه شرکت ها به سمت آینده بدون کاغذ حرکت می کنند

چرا به نرم افزار حسابداری بدون کاغذ تغییر دهید؟

حسابداری کاغذ دستی می تواند منجر به خطاهای ریز و درشتی شود که با گذشت زمان ایجاد می شوند. این اثر گلوله برفی از خطاهای کوچک به سود و وقت شما می رسد. در اینجا چند مزایای انتقال به نرم افزار حسابداری وجود دارد:

اتهام اتوماسیون

تصور کنید که تمام تعداد کرکی های دنیوی و مداد را برای یک سیستم خودکار کارآمد و کارآمد حذف کنید. سیستم های دیجیتالی می توانند فاکتورها را به مستاجران تولید و ارسال کنند ، یادآوری پرداخت مستاجران را ارسال کرده و معاملات بانکی را با سوابق حسابداری آشتی دهند. اتوماسیون بیشتر به معنای خطاهای کمتری است که می تواند سود ارزشمندی را برای تجارت شما صرفه جویی کند.

کاهش هزینه ها

بدون کاغذ ، دیگر نیازی به پرداخت جوهر ، چاپگرها و سایر لوازم مورد نیاز با نگه داشتن تمام پرونده های خود در کابینت های تشکیل دهنده نیست. نگه داشتن این سوابق در ابر نه تنها آنها را ایمن تر می کند بلکه ارزان تر نیز هست. با داشتن فضای کمتری برای پرونده های فیزیکی خود ، ممکن است این فرصت را داشته باشید که یک فضای اداری کوچکتر را اجاره کنید یا به طور کامل از دفتر خود خلاص شوید. این می تواند هزینه های کار و فضای اداری را کاهش دهد.

خطاها را از بین می برد

یک سیستم دیجیتالی آن خطاهای مزاحم را که با شماره های دستی خرد می شوند ، از بین می برد. نرم افزار آنلاین هرگونه ورودی های تکراری یا نادرست را در هنگام قرار دادن شماره ها در نرم افزار پرچم گذاری می کند و کسر ، تخفیف و کل در نهایت بدون خطا است. اگر فاکتورهای ناقص یا هزینه ای دارید که بیش از حد از پیش تعیین شده شما باشد ، هشدار می دهید. تمام این تلاش ها به کاهش اشتباهات بالقوه گران قیمت که همه انسان ها ناگزیر انجام می دهند ، کمک می کند.

پتانسیل رشد

مقیاس کردن فرآیندهای تجاری خود چیزی است که همه صاحبان مشاغل باید با رشد تجارت خود در مورد آنها فکر کنند. ذخیره سازی ابری بی حد و حصر است – اگر به فضای ذخیره سازی بیشتری نیاز دارید ، می توانید بیشتر خریداری کنید. شما همچنین توانایی اتصال ابزارها را در صورت نیاز به آنها دارید. به عنوان مثال ، CRM ، دروازه پرداخت ، سیستم های مالیاتی و سایر ابزارها بسته به نوع نرم افزار حسابداری که انتخاب می کنید در دسترس است.

سیستم های دیجیتالی به راحتی مقیاس پذیر هستند ، در حالی که سیستم های کاغذی برای رشد آن دشوارتر هستند.

ارتباطات و مزایای مشتری

ارتباط مشتری باید یکی از اهداف اصلی شما به عنوان صاحب مشاغل باشد. مشتریان شما کل مشاغل شما هستند ، بنابراین اجرای یک سیستم جدید فقط در صورتی در نظر گرفته می شود که این هدف را بیشتر کند. با داشتن یک سیستم خودکار ، مستاجران می توانند اسناد خود را مانند قراردادها ، گزارش ها و فاکتورها ساده تر کنند.

مرتبط: 3 مزایای ابزار حسابداری مبتنی بر ابر برای صاحبان مشاغل کوچک

روند انتقال

در حالی که انتقال به یک بستر دیجیتال پس از اجرای کار خود بر روی کاغذ می تواند بسیار زیاد به نظر برسد ، انجام این روند به مرحله به مرحله بهترین راه برای غلبه بر چنین کار بزرگی است.

1. نیازهای تجاری فعلی خود را تعیین کنید

از خود بپرسید ، روند فعلی من برای من چه کاری انجام نمی دهد؟ چه چیزی مراحل موجود من را بهتر می کند؟ چگونه می توانم بیشتر وقت خود را صرف کار کردن بر روی راه های جدید برای کسب درآمد و نه در کارهای حسابداری خسته کننده و خسته کننده کنم؟ اگر وظایف خاصی دارید که کاملاً روی کاغذ باشد ، مانند حفظ سوابق مالیاتی فیزیکی یا چاپ فاکتورها ، اهداف روشنی را برای رفتن به کاغذ تعیین کنید و به یاد داشته باشید که چرا سعی می کنید به آن اهداف ضربه بزنید. حسابداری بدون کاغذ امن تر ، مقرون به صرفه تر و سریعتر است.

2. سیستم مناسب را انتخاب کنید

به خاطر داشته باشید که عصر دیجیتال شرکت هایی را که می خواهند از روند رفتن به کاغذ بی بهره باشند ، بدون ارائه قابلیت های زیادی ، به ارمغان می آورد. از نظر حیاتی مهم است که بستری که شما انتخاب می کنید کاربر پسند و مقیاس پذیر باشد و با سیستم های موجود خود ادغام شود. به یاد داشته باشید که این تغییر برای کمک به تجارت شما است ، نه اینکه یک کار دشوار دیگر اضافه کنید.

یکی از نرم افزارهای بزرگ حسابداری املاک اجاره ای LEDGRE است. LEDGRE یکی از بهترین گزینه های نرم افزار اجاره املاک است و بسیاری از فرآیندی را که بیشتر شرکت های اجاره ای قبلاً به صورت دستی شرکت می کنند ، مانند ردیابی درآمد و هزینه ، گزارش های مالیاتی فردی و سایر گزارش های ردیابی مالی در بر می گیرد.

3 اسکن و انتقال اسناد

هنگام اسکن اسناد موجود مراقب باشید. برای اطمینان از وضوح ، از یک اسکنر با کیفیت بالا استفاده کنید و هر مجموعه از اسناد را با توجه به ساختار ذخیره سازی خود سازماندهی کنید. با مهمترین اسناد مانند اسناد مالیاتی و صورتهای مالی شروع کنید ، سپس اسناد گروهی را براساس دسته بندی کنید. پس از اسکن و انتقال اسناد خود با موفقیت ، اسناد فیزیکی را دفع کنید. این ایده خوبی است که اسناد مهم مانند اسناد قانونی یا نظارتی را حفظ کنید اما به یاد داشته باشید که اسناد خرد شده ای را که حاوی داده های حساس مستاجران است ، خرد کنید.

مرتبط: آنچه کارآفرینان هنگام پذیرش فضای دیجیتال باید در مورد آنها فکر کنند

اجازه ندهید که چشم انداز تغییر شما را از تحقق پتانسیل کامل کسب و کار خود باز دارد. افزایش سود اجاره شما با یک سیستم قوی از رکورددار و ردیابی مالی شروع می شود. ردیف های بی پایان کابینت ها و کاغذهای کاغذی کابوس است که فصل مالیات در آن دور می شود ، بنابراین برای به حداکثر رساندن کسر و پیگیری ضرر و زیان به طور مؤثر ، سوئیچ را ایجاد کنید.