در عصر خستگی جلسات آنلاین و “پینگ های سریع” مداوم، فلسفه ملاقات اینگوار کامپراد بیش از هر زمان دیگری مرتبط است. اعتقاد او مبنی بر اینکه باید از زمان به طور موثر استفاده شود، با محبوبیت فزاینده مدل‌های کار ناهمزمان، که در آن تیم‌ها بدون نیاز به آنلاین بودن همزمان با هم ارتباط برقرار می‌کنند، همسو می‌شود. در حالی که این میزان در حال رشد است، آمار جلسات آنلاین همچنان خیره کننده است.
ممکن است تعجب کنید که چگونه اجازه دادیم فرهنگ کاری ما به این مرحله از اتلاف وقت برسد، با دیدگاه هایی مانند حضور کامپراد در آن زمان و اکنون. با این حال، در حالی که فلسفه او برای کاهش طول و فرکانس جلسات برای افزایش بهره وری با بحث فعلی در مورد کارایی محل کار طنین انداز می شود، برخی ممکن است استدلال کنند که این رویکرد نمی تواند در عصری که با ارتباطات دیجیتال و تنظیمات کار ترکیبی تعریف شده است، مرتبط باشد.
جلسات اغلب در محیط های کاری مدرن یک شر ضروری تلقی می شوند. در واقع، بسیاری از متخصصان امروزه زمان زیادی را در جلسات صرف می‌کنند که احساس می‌کنند زمان زیادی برای انجام کار واقعی باقی نمی‌ماند – می‌دانم طعنه‌آمیز است.
اما کامپراد نیز ممکن است در تمام مدت حق داشته باشد. بنابراین، بیایید هسته اصلی فلسفه او را بررسی کنیم و ببینیم که چگونه با مطالبات امروزی ارتباط دارد.
این امر به ویژه مهم است زیرا از دیدگاه شرکت، زمان پول است و کاهش جلسات غیرضروری می تواند به صرفه جویی قابل توجهی در زمان و مشارکت کارکنان منجر شود. کامپراد اظهار داشت که هر چه جلسه طولانی تر باشد، بهره وری آن برای شرکت و شرکت کننده کمتر می شود. من می توانم بگویم این هنوز هم صادق است.
فلسفه کامپراد در محیط کار مدرن
بنابراین، آیا فلسفه ملاقات اینگوار کامپراد هنوز هم امروز مطرح است؟ پاسخ مثبت است – با برخی تنظیمات مدیریت جلسه. اصول او مبنی بر تمرکز بر ارتباطات ضروری، کاهش اتلاف وقت، و اطمینان از اینکه جلسات منجر به نقاط اقدام روشن می شود، برای شیوه های تجاری مدرن حیاتی است. با این حال، زمانی که دنیای کار ما دیجیتالی‌تر می‌شود، شرکت‌ها باید با استفاده از ابزارها و روش‌های جدید، این فلسفه را تطبیق دهند تا اطمینان حاصل شود که همکاری آسیبی نخواهد دید.
در پایان روز، میراث کامپراد یادآوری ارزشمندی است: جلسات هرگز نباید به خود کار تبدیل شوند. مطمئن شوید که به آن پایبند هستید!
مجله ترفندهای اینستاگرام
https://www.entrepreneur.com/leadership/lets-stop-the-meetings-and-start-getting-work-done/479923
مطالب مرتبط: چرا داشتن جلسات کمتر مفیدتر است؟
هزینه اقتصادی جلسات
در Bubbles، ما از طریق یک نظرسنجی جلسه ثابت کرده‌ایم که این سبک ارتباطی و تمایل به نگه داشتن جلسات به موضوعات کاملاً ضروری می‌تواند زمان جلسه را تا 38٪ کاهش دهد. من شخصاً به این دلیل تأثیر مثبت بسیار مثبتی را از نظر بهره وری تجربه کرده ام.
فراتر از ناامیدی که ایجاد می کنند، جلسات طولانی هزینه اقتصادی واقعی دارند. طبق گزارشی از Doodle، جلسات بد سازماندهی شده تنها در سال 2019 به شرکت های آمریکایی 399 میلیارد دلار خسارت وارد کرده است. این هزینه ها به دلیل از دست رفتن بهره وری، اتلاف وقت و اقدامات پیگیری ناکارآمد است. یک مطالعه توسط مایکروسافت همچنین نشان داد که پس از 30 تا 40 دقیقه از یک جلسه، توجه شرکت کنندگان شروع به کاهش می کند و منجر به نتایج کمتر موثر می شود. تجربه شخصی من را به موافقت با این امر سوق می دهد، بنابراین من از تمرکز جلسات فقط بر موضوعات مهم حمایت می کنم. هر چیز دیگری را می توان در یک حباب، یک پیام Slack یا یک ایمیل ارسال کرد.
نظرات بیان شده توسط مشارکت کنندگان کارآفرین مربوط به خود آنهاست.
طبق یک نظرسنجی در سال 2021 توسط گارتنر، 82 درصد از کارمندان گفتند که جلسات خوب ساختار یافته و هدفمند برای بهره وری و مشارکت آنها ضروری است. برای من، نکته کلیدی یافتن تعادلی بین به حداقل رساندن جلسات اتلاف وقت و اطمینان از اینکه بحث‌های ضروری هنوز به طور مؤثر انجام می‌شوند، است.
نتیجه گیری: هنوز مرتبط است – اما قابل انطباق
با این حال، فلسفه کامپراد خالی از مشکلات بالقوه نیست. در حالی که کاهش زمان جلسه مطمئناً می‌تواند بهره‌وری را افزایش دهد، کیفیت همکاری و انسجام تیمی در صورت زیاده‌روی ممکن است آسیب ببیند. همه جلسات بیهوده نیستند. برخی از آنها برای همکاری خلاقانه، تصمیم گیری های حیاتی، یا همسویی تیم ها با اهداف استراتژیک مانند OKR ضروری هستند.
مطالب مرتبط: به گفته اتاق بازرگانی، صاحبان مشاغل کوچک در آستانه انتخابات ریاست جمهوری یک نگرانی عمده دارند.
مشکلات ناشی از جلسات زیاد
با این حال، چندین دهه پیش، اینگوار کامپراد، بنیانگذار افسانه ای IKEA، مخالف سرسخت جلسات غیر ضروری بود و در عوض از بحث های مختصر و متمرکز حمایت می کرد.
فلسفه او از این درک عمیق ناشی می شود که جلسات بیش از حد اغلب منجر به کاهش تمرکز، تصمیم گیری ضعیف و در نهایت بهره وری پایین می شود. این کاملا با من همخوانی دارد. به عنوان یک CTO سابق در یک تیم مهندسی از راه دور 150 نفره، من دائماً در تماس بودم که توجه من را از بین برد و عملیات را از ریل خارج کرد. این چیزی بود که من را به ایجاد Bubbles، یک پلتفرم یادداشت‌بردار هوش مصنوعی و همکاری async سوق داد.
به عنوان مثال، تیم های مایکروسافت در سال 2024 به 320 میلیون کاربر در سراسر جهان می بالد و در دنیای کار از راه دور، 76 درصد از کارمندان هر روز از تماس های تصویری استفاده می کنند. آن را با آمار Korn Ferry در بالا مخلوط کنید و ما به سرعت متوجه می شویم که تمرکز کامپراد بر تصمیم گیری سریع و فرآیندهای ساده به خوبی با این رویکردهای مدرن مطابقت دارد. روش او برای کاهش زمان غیرضروری حضوری باعث شد تا کار بیشتری انجام شود.
مطالب مرتبط: زمان بازنشستگی قانون 2 پیتزای جف بزوس برای جلسات است – در اینجا دلیل آن است.
آیا جلسات مینیمالیستی بهترین گزینه است؟
ما به بخش بزرگی از روز که جلسات اغلب زودتر می گذرد اشاره کردیم، اما برای زمینه های بیشتر، مطالعه ای که توسط هاروارد بیزینس ریویو انجام شد نشان داد که مدیران تقریباً 23 ساعت در هفته را در جلسات صرف می کنند – که نسبت به کمتر از 10 ساعت در دهه 1960 افزایش یافته است. . اظهارات مبنی بر اینکه این می تواند به ساعت های طولانی تر یا کار سخت تر کاهش یابد کاملاً قابل توجه است، و حتی اگر درست باشد، بهتر است جلسات کمتری داشته باشید.
به این دلیل که یک نظرسنجی توسط Korn Ferry نشان داد که 67٪ از کارمندان معتقدند که زمان زیاد در جلسات آنها را از انجام بهترین کارشان باز می دارد. چیزی که من از این موضوع دریافت می کنم این است که با کنار گذاشتن جلسات غیر ضروری، در زمان صرفه جویی می کنید، اما کاری که در آن زمان کاهش یافته انجام می دهید بهتر خواهد بود.
کامپراد به شدت از این واقعیت و خطر آگاه بود. رویکرد او در IKEA به طرز معروفی صرفه جو بود، نه تنها از نظر مالی، بلکه از نظر زمان نیز. او اصرار داشت که جلسات کوتاه، قابل اجرا و تنها بر موارد ضروری متمرکز باشد و مراحل بعدی و موارد اقدام در اولویت قرار گیرند.