بحران می تواند هر زمانی رخ دهد – حتی در روزهای تعطیل. آیا شما آماده هستید؟

بحران می تواند هر زمانی رخ دهد – حتی در روزهای تعطیل. آیا شما آماده هستید؟

نظرات بیان شده توسط مشارکت کنندگان کارآفرین مربوط به خود آنهاست.

همه ما مشتاقانه منتظر تعطیلات بعدی هستیم: زمان استراحت، فعالیت با خانواده، خوابیدن و غیره. با این حال، فقط به این دلیل که تقویم تشخیص می دهد که تعطیلات است به این معنی نیست که وب سایت یا مشتریان شما واقعاً به این واقعیت توجه می کنند (به ویژه برای کسانی که در تجارت الکترونیک).

بنابراین، چه اتفاقی می‌افتد اگر وب‌سایت شما از کار بیفتد یا یک مشتری مشکل عمده‌ای در محصول داشته باشد که به کمک نیاز دارد؟

تعطیلات به معنای ساعات کاری متفاوت برای شرکت ها و برنامه های متفاوت برای کارمندان است. اگر مشکلی در این مدت بروز کرد، غلبه بر آن با تلاش برای جلب افراد مناسب برای حل مشکل، می‌تواند کابوس باشد – و اگر یک فروشگاه فیزیکی دارید، ممکن است دسترسی به آن دشوار باشد. شخصی که کلیدها را در اختیار دارد به جزیره ای رفته و از تعطیلات طولانی در جایی لذت می برد.

قبل از اینکه شما و تیمتان از مرخصی بسیار سزاوار لذت ببرید، مهم است که یک برنامه مدیریت بحران در نظر بگیرید تا کسب و کار شما برای مقابله با هر مشکلی که پیش می آید آماده باشد. این بدان معنا نیست که شما باید کارکنان را مجبور کنید در تعطیلات کار کنند یا تعادل بین کار و زندگی خود را خراب کنید. با این حال، تیم شما باید در مواقع اضطراری آماده باشد.

مطالب مرتبط: 10 فرمان مدیریت موفقیت آمیز یک بحران تجاری

مرحله 1: اطلاعات تماس و زمان‌بندی را دریافت کنید

با نزدیک شدن به هر تعطیلات مهم، باید فهرست ICE (در مواقع اضطراری) از مخاطبینی تهیه کنید که همه اعضای تیم شما به آن دسترسی دارند. از کارمندان خود بخواهید بهترین راه را برای تماس با آنها و اینکه برنامه آنها چگونه است ارائه دهند. مهم است که مخاطبین جایگزین نیز داشته باشید.

برای مثال، اگر توسعه‌دهنده وب‌سایت شما خارج از شبکه کمپینگ می‌کند و در تعطیلات تعطیلات و دو روز بعد از آن سیگنال تلفن همراه نخواهد داشت، باید یک مخاطب جایگزین داشته باشید که در صورت خرابی وب‌سایت شما، تیم بتواند با آن تماس بگیرد.

مرحله 2: یک برنامه زمانبندی را بچرخانید

مدیریت ارشد باید در شرایط بحران در دسترس باشد. در هر تعطیلات، یک عضو تیم در مدیریت ایجاد کنید که در صورت بروز مشکل، نقطه تماس باشد. چرخش این تضمین می کند که همه می توانند از تعطیلات در طول سال لذت ببرند. به مدیران اجازه دهید بدانند که باید اطلاعات تماس خود و بهترین راه برای دسترسی به آنها را ارائه دهند تا همه بدانند که چه کسی و چگونه با آنها تماس بگیرند.

مرحله 3: طرحی را در جای خود قرار دهید

زمانی که همه برنامه‌های خود را ارائه کردند و مدیری به‌عنوان آماده‌سازی ایجاد شد، مهم است که یک برنامه برای تیم خود ارائه دهید. این برای هر شرکت و صنعت متفاوت به نظر می رسد، اما یک طرح کلی ممکن است به شکل زیر باشد:

  1. یک فرد تعیین شده باید شرکت را بررسی کند. این ممکن است مانند بررسی خط خدمات مشتری یا بررسی CRM برای اطمینان از پذیرش سفارشات مشتری باشد.
  2. اگر مشکلی پیش بیاید، فرد در حال تماس باید تصمیم بگیرد که چگونه با آن برخورد کند. شاید اگر چیز کوچکی باشد سریعاً آن را تعمیر کنند. شما می توانید یک درخت تصمیم برای تیم خود تهیه کنید که نشان می دهد چه چیزی یک مسئله کوچک در نظر گرفته می شود و چه موضوعی بزرگ تلقی می شود که برای رسیدگی به آن نیاز به شخص دیگری بالاتر از زنجیره غذایی دارد. اگر مشکل بزرگ‌تری است، فرد در حال تماس تعیین‌شده می‌تواند از فهرست تماس اضطراری برای کمک گرفتن استفاده کند.
  3. بعد، مشکل باید در جایی در یک مکان مرکزی ثبت شود. این به تیم شما کمک می کند تا از مسائل مشابه در آینده جلوگیری کند و مطمئن شود که از رویه های مناسب پیروی می شود.
  4. پس از تماس با افراد مناسب و مستند شدن موضوع، امیدوارم حل شود. با این حال، اگر نه، مطمئن شوید که چیزی در محل خود دارید که می توانید برای مشتریان ارسال کنید تا به آنها اطلاع دهید که مشکل تا بعد از تعطیلات قابل حل نیست.

ایده خوبی است که برخی از مواردی را که ممکن است اشتباه پیش برود، طوفان فکری کنید تا بتوانید برای تیم خود مثال هایی در مورد کارهایی که باید انجام دهند ارائه دهید. به عنوان مثال، اگر تیم شما متوجه شود که سفارشات مشتری توسط CRM رد می شود، چه باید بکند؟ اگر حساب رسانه اجتماعی شما به دلیل مشکلی در یک پست قفل شود چه اتفاقی می افتد؟ از تیم خود بخواهید تا پیشنهاداتی در مورد آنچه ممکن است اشتباه پیش بیاید ارائه دهد تا تا حد امکان آماده باشید.

مطالب مرتبط: راهنمای گام به گام شما برای غلبه بر یک بحران تجاری

مرحله 4: به یاد داشته باشید که همه انسان هستند

بد نیست همچنین به یاد داشته باشید که همه انسان هستند و نیاز به استراحت دارند. این بدان معناست که قابل قبول است که فقط به مشتریان اطلاع دهید که تیم شما خارج از دفتر است و نمی توان با آنها تماس گرفت. فقط با مشتریان خود شفاف باشید و آنها درک خواهند کرد. هر جا که مشتریان شما می توانند شما را پیدا کنند، یادداشت کنید که هیچکس در دسترس نیست، اما پس از تعطیلات بلافاصله به نگرانی های آنها رسیدگی می شود. این باید شبیه بنرهای وب، اعلان های ایمیل خارج از دفتر، پست های رسانه های اجتماعی و غیره باشد.

به خاطر داشته باشید که به تیم خود نیز کمی لطف کنید. اگر تصمیم می‌گیرید که شخصی در حال تماس باشد، به او بگویید که اگر مشکل بزرگی پیش آمد و او تمام تلاش خود را می‌کند اما هنوز قادر به حل آن نیست، اشکالی ندارد! تا زمانی که آنها تمام رویه هایی را که شما از قبل تعیین کرده اید دنبال می کنند، می دانید که بهترین کار خود را انجام داده اند.

مهم نیست چقدر برنامه ریزی، طوفان فکری یا فقط نگرانی آشکار انجام می دهید، نمی توانید تک تک موارد اضطراری را پیش بینی کنید. بهترین کاری که می توانید انجام دهید این است که برنامه ریزی کنید، تیم خود را آموزش دهید و در پایان روز تشخیص دهید که همه شما نیز مستحق تعطیلات هستید. تیم شما باید احساس حمایت کند، چه در حال خدمت باشد و چه به طور کامل از تعطیلات خود برای تعطیلات لذت می‌برد، و یک طرح مدیریت بحران می‌تواند به آنها کمک کند احساس امنیت کنند.

مجله ترفندهای اینستاگرام

https://www.entrepreneur.com/growing-a-business/crisis-can-strike-anytime-even-the-holidays-are-you/482719

دیدگاهتان را بنویسید