اتوماسیون لازم نیست پیچیده باشد – 5 روشی که به کسب و کارهای کوچک کمک می کند تا رقابت کنند

کارهای تکراری در همه جا وجود دارند – فکر کنید تولید گزارش، مرتب‌سازی ایمیل و بررسی سیستم – اما هنوز برای اکثر مشاغل دلهره‌آور هستند. متأسفانه، حتی اگر 90٪ از مشاغل مزایای ظاهری اتوماسیون را تشخیص دهند، 70٪ همچنان درگیر این تصور غلط هستند که پیچیده و سخت است.

در عین حال، C-suite تحت فشار برای ایجاد نتایج در میان تورم طولانی، اختلالات زنجیره تامین، نوسانات بازار و ترس از رکود است. این فشار آنها را به کاهش هزینه ها و افزایش کارایی سوق می دهد. در تمام این موارد، الزام ارائه تجربیات بهتر به مشتریان و کارکنان همیشه در بالای ذهن من باقی می ماند.

با تمام این چالش‌ها، وقت آن رسیده است که افسانه‌ها را از بین ببریم و روی این واقعیت تمرکز کنیم که اتوماسیون فقط یک کار خوب نیست – بلکه یک الزام بهره‌وری است.

مرتبط: چرا اتوماسیون برای همه صاحبان مشاغل کوچک حیاتی است

فراتر از شعارهای اتوماسیون

اتوماسیون چیزی بیش از یک روند برای شرکت هایی است که واقعاً آن را پذیرفته اند و به عنوان یک دارایی استراتژیک به آن متکی هستند. امروزه، 91 درصد از سازمان ها تیم های اختصاصی متمرکز بر اتوماسیون فناوری اطلاعات دارند. حتی کسب‌وکارهای کوچک تا متوسط ​​نیز به اتوماسیون به‌عنوان یک تغییر دهنده بازی نگاه می‌کنند.

در واقع، 88 درصد از صاحبان SMB معتقدند که اتوماسیون به آنها اجازه می‌دهد تا با توانمندسازی این کسب‌وکارها برای مقیاس‌بندی هوشمندانه‌تر، پاسخ سریع‌تر و بهینه‌سازی منابع محدودی که در اختیار دارند و در عین حال رقابتی باقی می‌مانند، با بازیکنان بزرگ‌تر رودررو شوند.

پتانسیل اتوماسیون بسیار فراتر از وظایف تعمیر و نگهداری معمول است. بله، می‌تواند به‌روزرسانی‌های سیستم، پشتیبان‌گیری از داده‌ها، تأمین کاربر و غیره را انجام دهد و همچنین تیم‌های فناوری اطلاعات را در وظایف روزانه‌شان پر کند. با این حال، اتوماسیون همچنین در مناطقی که نمی توانند ریسک ها و خطاهایی مانند امنیت شبکه، مدیریت دسترسی و مدیریت پچ را تحمل کنند، نقش مهمی ایفا می کند.

در این موارد، ابزارهای نظارت بلادرنگ می‌توانند هر خطر بالقوه یا فعالیت غیرمعمول را در لحظه بروز شناسایی کنند و به تیم‌های فناوری اطلاعات اجازه دهند تا قبل از تشدید مسائل جزئی اقدام کنند. خودکارسازی این مناطق حیاتی می‌تواند به معنای امنیت بیشتر، خطاهای انسانی کمتر و پاسخ سریع‌تر به تهدیدات در حال تحول باشد.

علاوه بر این، در محیط‌های پرمخاطره، اتوماسیون به یک متحد انطباق تبدیل می‌شود و گزارش‌های آماده حسابرسی ایجاد می‌کند و به سرعت با تغییرات نظارتی بدون کار اضافی سازگار می‌شود. برای مدیران، مزایا واضح و قابل اندازه گیری است. آنها بر این باورند که اتوماسیون می تواند ظرفیت نیروی کار آنها را افزایش دهد، که معادل اضافه کردن 2.4 میلیون کارمند تمام وقت اضافی است.

مطالب مرتبط: چگونه ارتباط با مخاطب مناسب باعث موفقیت بلندمدت تجاری می شود

پنج نکته ای که باید در هنگام آوردن اتوماسیون به جدول توجه کنید

اتوماسیون می‌تواند شیوه کار کسب‌وکارها را متحول کند، اما اهمیت دادن به آن به معنای هوشمندی در مورد مکان و نحوه اعمال آن است. در اینجا مواردی است که هنگام شروع کار باید در نظر داشته باشید.

1. برای اعمال اتوماسیون روی مناطق پر تاثیر تمرکز کنید. اتوماسیون اعمال شده برای یک عملیات ناکارآمد فقط ناکارآمدی را بزرگتر می کند. بنابراین، با تجزیه و تحلیل جریان‌های کاری روزانه و مشخص کردن وظایف تکراری که زمان می‌برند، از کوچک شروع کنید. اولویت‌بندی این وظایف برای اتوماسیون می‌تواند سود سریع بهره‌وری را به همراه داشته باشد. معیارهای موفقیت واضحی را ایجاد کنید تا اطمینان حاصل کنید که اتوماسیون مطابق مورد نظر عمل می کند و نتایج معنی داری ارائه می دهد.

2. پلتفرم هایی را انتخاب کنید که به طور یکپارچه با پشته شما مطابقت دارند. برای اینکه ابزار اتوماسیون واقعاً ارزش افزوده داشته باشد، باید به راحتی در پشته فناوری موجود قرار گیرد. با این حال، 30٪ از کاربران گزارش می دهند که ابزارهای اتوماسیون آنها فاقد یکپارچگی کامل با فناوری های ابری و SaaS هستند و شکاف های گران قیمتی ایجاد می کنند. برای جلوگیری از این گرفتاری ها، پلتفرم هایی را که می توانند به راحتی با ابزارهای اصلی فناوری اطلاعات ادغام شوند، اولویت بندی کنید. راه‌حل‌های یکپارچه‌سازی پلتفرم به‌عنوان سرویس (iPaaS) می‌توانند در اینجا مؤثر باشند و برنامه‌های کاربردی متنوع، منابع داده، و سیستم‌های داخلی و ابری را به یک چارچوب یکپارچه برای اتوماسیون فناوری اطلاعات متصل کنند.

3. به سراغ پلتفرم های مقیاس پذیری بروید که می توانند با شما رشد کنند. پلتفرم‌هایی را انتخاب کنید که می‌توانند با شرکت شما توسعه یابند و با افزایش نیازهای شما، ویژگی‌های پیشرفته را اضافه کنند. به عنوان مثال، یک رویکرد اتوماسیون مدولار، انعطاف‌پذیری را فراهم می‌کند تا در ابتدا گردش‌های کاری اولیه را خودکار کند و بعداً ماژول‌های تصمیم‌گیری مبتنی بر آنالیز پیشرفته یا هوش مصنوعی را ادغام کند. یک پلت فرم اتوماسیون فناوری اطلاعات واقعا مقیاس پذیر با مسیر رشد شما سازگار می شود و در عین حال از یک محیط چابک پشتیبانی می کند که همگام با نیازهای در حال تحول است.

4. اولویت بندی پلتفرم هایی که دارای امنیت و انطباق داخلی هستند. با حجم زیادی از داده ها و وظایفی که به طور مستقل و بدون دخالت انسان اجرا می شوند، ضروری است که به دنبال پلتفرم هایی باشید که از اقدامات امنیتی قوی مانند رمزگذاری سرتاسر و بررسی های انطباق خودکار استفاده می کنند. این ویژگی‌ها از اطلاعات حساس محافظت می‌کنند، دسترسی غیرمجاز را مسدود می‌کنند و ما را با مقررات صنعتی مانند GDPR یا HIPAA هماهنگ می‌کنند.

5. به دنبال پلتفرم های منعطف باشید که با نیازهای شما سازگار باشد. پلتفرم هایی را انتخاب کنید که به شما امکان می دهد پیکربندی های منحصر به فرد را برای نیازهای کسب و کار خود سفارشی کنید. این انعطاف‌پذیری می‌تواند شامل راه‌اندازی مسیرهای حسابرسی دقیق برای ردیابی تغییرات سیستم یا اجرای گردش‌های کاری خاص صنعت مانند تدارکات زنجیره تامین یا مدیریت سوابق بیمار در مراقبت‌های بهداشتی باشد. این انعطاف‌پذیری تضمین می‌کند که راه‌حل اتوماسیون شما یک رویکرد یکسان نیست، بلکه برای هماهنگی با ساختار سازمان شما طراحی شده است.

مرتبط: 5 روشی که اتوماسیون می تواند به کسب و کار شما کمک کند

پتانسیل کامل اتوماسیون را باز کنید

حتی با وجود ابزارهای پیشرفته اتوماسیون، اتوماسیون برخی وظایف ممکن است همچنان دور از دسترس باقی بماند. اینجاست که اسکریپت‌های سفارشی وارد می‌شوند و آخرین مایل را پوشش می‌دهند که به مدیران فناوری اطلاعات اجازه می‌دهد راه‌حل‌هایی را متناسب با نیازهای تجاری منحصربه‌فرد طراحی کنند. با این حال، استقرار اسکریپت‌ها در نقاط پایانی با چالش‌های خاص خود، به ویژه اعتبارسنجی و زمان‌بندی همراه است. اجرای آنها در لحظه مناسب اغلب سخت ترین بخش است.

پلتفرم‌های یکپارچه مدیریت نقطه پایانی می‌توانند با کمک به مدیران فناوری اطلاعات در تولید، اعتبارسنجی و زمان‌بندی اسکریپت‌ها برای استقرار به موقع، این فرآیند را ساده‌تر کنند. و با وجود هوش مصنوعی در حال حاضر، اتوماسیون ارتقا یافته است و فرصت‌هایی را ایجاد می‌کند که تنها با تخیل کسانی که جریان کار را طراحی می‌کنند محدود شده است.

در نهایت، استفاده حداکثری از اتوماسیون فقط به پیاده سازی ابزار مناسب نیست. این بیشتر یک فرآیند تکه تکه است که نیاز به ارزیابی، اصلاح و نگهداری کامل دارد. آموزش کارکنانی که از نزدیک با این ابزارها کار می کنند، به همان اندازه مهم است که به آنها قدرت می دهد تا از پتانسیل پلت فرم کاملاً سرمایه گذاری کنند. با همسویی استراتژیک استراتژی‌های اتوماسیون با نیازها و اندازه منحصر به فرد خود، کسب‌وکارها می‌توانند موقعیت خود را در موقعیتی قرار دهند که از بازی جلوتر بمانند.