5 نشانه سرقت شرکت داخلی – و نحوه زود گرفتن آن

در سال 2023 ، اپل پرونده ای از تقلب جدی داخلی را فاش کرد. یک کارمند دیرینه از دسترسی خود به سیستم های تهیه ، منحرف کردن بودجه شرکت ، دستکاری در روابط فروشنده و تأیید فاکتورهای جعلی سوء استفاده کرده بود. The Fallout: نزدیک به 19 میلیون دلار ضرر.

این یک اختلاس به سبک هالیوود نبود. سالها کند ، ساکت و بی توجه بود. این کار با اعتماد و فرآیندهای بدون بررسی که برای سوء استفاده از پرچم ساخته نشده اند ، آغاز شد.

به عنوان کارآفرینان ، ما اغلب فکر می کنیم کلاهبرداری داخلی یک مشکل بزرگ است. نیست این یک مشکل سیستم است. اگر در حال ساختن یک شرکت هستید ، در اینجا پنج علامت هشدار دهنده وجود دارد که منابع شما ممکن است در حال شکاف در شکاف ها باشد – و آنچه می توانید برای متوقف کردن آن انجام دهید.

مرتبط: کار داخلی را باز کنید. 5 راه برای جلوگیری از سرقت و کلاهبرداری کارمندان.

1. هزینه هایی که با عملکرد مطابقت ندارند

اگر می بینید که ابزارها یا خدماتی توسط بخش هایی که به آنها احتیاج ندارند ، هزینه می شود ، این یک پرچم قرمز است. من یک بار یک تیم بازاریابی را دیدم که مرتباً نرم افزار ویرایش ویدیویی با کیفیت بالا را در اختیار دارد-همه برای یک نفر. معلوم است ، از آن برای یک کانال شخصی YouTube استفاده می شد.

این نوع سوء استفاده اغلب در زیر رادار پرواز می کند زیرا به نظر نمی رسد مانند سرقت کارمندان باشد. اما اضافه می کند.

چه کاری باید انجام شود: ردیابی هزینه مبتنی بر پروژه را با استفاده از ابزاری مانند Divvy یا Expensify پیاده سازی کنید. از ساختار کد پروژه سلسله مراتبی استفاده کنید که هزینه ها را به تیم ها ، کمپین ها و تاریخ ها وصل می کند. گزارش های ماهانه را بر اساس طبقه بندی به ناهنجاری ها مرور کنید.

2. فروشندگان ناشناخته یا تأیید نشده

کلاهبرداری اغلب در لیست های فروشنده پنهان می شود. کلاهبرداران ممکن است فروشندگان جعلی را ایجاد کنند یا حساب های فروشنده موجود را دستکاری کنند تا وجوه را تحت پوشش پرداخت های قانونی قرار دهند. در حقیقت ، بیش از 60 ٪ از مشاغل گزارش داده اند که با اقدام به کلاهبرداری در پرداخت یا واقعی پرداخت ، بخش اعظم آن به طرح های مربوط به فروشنده مانند فروشندگان جعلی ، فاکتورهای کپی و صورتحساب تورم گره خورده است.

چه کاری باید انجام شود: لیست استاد فروشنده خود را هر سه ماهه حسابرسی کنید. شناسه های مالیاتی متقاطع ، آدرس های فیزیکی (Google آنها) و جزئیات تماس. ابزارهایی مانند Tealbook یا Apex Portal می توانند به تأیید صحت کمک کنند. همچنین ، مجوز دوگانه را برای هر راه اندازی جدید فروشنده اجرا کنید.

فروشندگان پرچم که در 30 روز بیش از سه پرداخت دریافت می کنند یا کسانی که فاکتورهای دور دارند. این الگوهای کلاهبرداران به آنها متکی هستند.

مرتبط: “اعتماد اما تأیید” این است که چگونه می توان در برابر سرقت و کلاهبرداری کارمندان مبارزه کرد

3. کارمندانی که از نظارت یا تعطیلات خودداری می کنند

یکی از برجسته ترین علائم رفتاری است. افرادی که مرتکب کلاهبرداری می شوند ، اغلب اصرار دارند که “همه این کارها را انجام دهند” و هرگز مرخصی نگیرند – زیرا آنها می ترسند شخص دیگری آنچه را که پنهان شده اند کشف کنند.

چه کاری باید انجام شود: از مجوزهای مبتنی بر نقش استفاده کنید و برای همه مصوبات به بررسی همسالان نیاز دارید. سکوهایی مانند SAP Concur یا NetSuite اجازه می دهند مسیرهای حسابرسی و نمایندگی در هنگام مرخصی. مسئولیت های کلیدی را سالانه بچرخانید و زمان اجباری را تشویق کنید. این فقط برای سلامت روان خوب نیست – از سیستم های شما محافظت می کند.

همچنین ، فرهنگ شفافیت را پرورش دهید. اگر تیم شما نگرانی های ایجاد امنیت را احساس می کند ، مدت ها قبل از اینکه در کتاب ها حضور پیدا کنند ، در مورد مشکلات می شنوید.

4. معاملات مکرر که فقط زیر محدودیت های تصویب می لغزد

این باهوش است هنگامی که آستانه تصویب 5000 دلار است ، یک عضو تیم 4،950 دلار پرداخت می کند. یک بار؟ خوب ماهانه؟ این یک پرچم قرمز است.

چه کاری باید انجام شود: محدودیت های تأیید را در هر سه ماه تنظیم کنید. از مانیتور سرعت معامله در ERP خود استفاده کنید تا فروشندگان یا پرداخت کنندگان را با فاکتورهای با فرکانس بالا و با ارزش بالا تکرار کنید. هشدارهایی را برای هر کسی که سعی در تقسیم فاکتورها یا پرداخت ها دارد ، تعیین کنید.

به عنوان مثال ، در QuickBooks یا Oracle NetSuite ، می توانید قوانین گردش کار را تنظیم کنید تا هر چیزی را با فرکانس غیرمعمول یا سنبله های فعالیت ناگهانی فروشنده تشدید کنید.

5. اسناد گمشده یا مسیرهای کاغذی مبهم

هنگامی که افراد شروع به از دست دادن رسیدهای “از دست دادن” یا ارسال توجیهات برگشتی می کنند ، ممکن است مشکلی داشته باشید. کلاهبرداری همیشه مربوط به آنچه قابل مشاهده است نیست – این مربوط به آنچه به راحتی نیست.

چه کاری باید انجام شود: به یک سیستم مستندات مبتنی بر ابر مانند DocUware یا Zoho WorkDrive بروید. نیاز به دریافت رسیدها در طی 48 ساعت از معامله. یک زنجیره تأیید دیجیتال و سیاهههای مربوط به حسابرسی را پیاده سازی کنید. اگر مستندات بیش از یک بار به تأخیر افتاد ، تشدید می شود.

چرا افراد خوب سرکش می روند

همه سوء استفاده ها مخرب نیست. گاهی اوقات ، فشار است. استرس مالی ، احساس نادیده گرفتن یا فقط دیدن دیگران از آن دور می شود ، می تواند کسی را به توجیه تصمیمات ضعیف سوق دهد. به همین دلیل است که ایجاد یک محیط شفاف و منصفانه دقیقاً به اندازه کنترل قوی اهمیت دارد.

در مورد صداقت آشکارا صحبت کنید. اخلاق را بخشی از مکالمات عملکردی کنید. و روشن کنید که سیستم های شما در مورد ظن نیستند – آنها مربوط به انصاف و پایداری هستند.

نقش فناوری در ماندن

فراتر از نرم افزار حسابداری ، شرکت های هوشمند از آنها استفاده می کنند:

• تشخیص ناهنجاری AI (به عنوان مثال Mindbridge ، DataSnipper)
• داشبورد در زمان واقعی هزینه های پیگیری برای هر بخش (به عنوان مثال Datarails ، مکعب)
• رباتهای اجرای سیاست در تیم های Slack یا Microsoft که هنگام ارسال نمایش داده های مربوط به هزینه ، به کاربران یادآوری می کنند (به عنوان مثال Connaction.ai)

شما به همه اینها احتیاج ندارید. اما شما به سیستمهایی نیاز دارید که با تجارت خود رشد کنند.

مرتبط: 5 سناریوی متداول کلاهبرداری برای مشاغل کوچک

پیشگیری ارزان تر از پاکسازی است

سوء استفاده از منابع به ندرت با سرقت آشکار شروع می شود. این کار با کمک هزینه های کوچک شروع می شود ، فرضیات بدون بررسی و رهبران بیش از حد مشغول توجه هستند.

اگر این مطلب را می خوانید ، این هفته یک عمل انجام دهید. حسابرسی فروشنده را اجرا کنید. سیاست های تأیید خود را به روز کنید. دسته بندی هزینه های خود را مرور کنید. فقط یکی را انتخاب کنید.

از آنجا که حقیقت این است ، رفع نشت بسیار ساده تر از آن است که سیل را از بین ببرید.