5 روش قدرتمند برای ساده کردن فرآیندهای کاری خود با هوش مصنوعی

وقتی سیدنی جی. هریس این را در سال 1973 در کتاب خود با عنوان «پاکسازی زمین» نوشت، نگرانی‌ای را لمس کرد که امروز حتی بیشتر به نظر می‌رسد. هریس، روزنامه‌نگاری با نگاه دقیق به جامعه، دنیای علمی تخیلی را پیش‌بینی نمی‌کرد که در آن انسان‌ها به روبات تبدیل شوند. در عوض، او به ما در مورد از دست دادن ویژگی های منحصر به فرد انسانی خود در عجله ما برای پذیرش فناوری هشدار می داد.

چند دهه به سرعت به جلو، و هوش مصنوعی و اتوماسیون دیگر ایده های آینده نگرانه نیستند. در سال 2024، آنها نحوه عملکرد مشاغل را تغییر می دهند. با این حال، به جای جایگزینی کامل انسان ها، صاحبان کسب و کار با اتخاذ رویکردی ترکیبی برای هوش مصنوعی و مهارت های انسانی، نتایج و فرآیندها را بهینه می کنند.

به‌عنوان مدیر عامل یک آژانس بین‌المللی دستیار مجازی، من از نزدیک دیدم که چگونه این رویکرد به رشد مشتریان ما کمک می‌کند. یک رویکرد ترکیبی بهترین های هر دو جهان را باز می کند: کارایی بدون از بین بردن تماس انسانی که بسیاری از مشتریان آرزوی آن را دارند. در این مقاله، ما قدرت یک مدل هیبریدی را بررسی خواهیم کرد، از جمله یک رویکرد پنج مرحله‌ای که می‌توانید در کسب و کار خود اعمال کنید.

مطالب مرتبط: روی هوش مصنوعی می روید؟ در اینجا نحوه حرکت در روانشناسی هوش مصنوعی آورده شده است

درک رویکرد ترکیبی

هنگامی که اتوماسیون، یادگیری ماشین و هوش مصنوعی برای اولین بار در دنیای تجارت معرفی شدند، مالکان و مدیران بی‌شماری از بدترین چیز می‌ترسیدند: حذف شغل، تغییرات فرهنگی دائمی و محیط کاری آینده‌نگر بدون تعامل انسانی. در حالی که هوش مصنوعی فرآیندهای اساسی کسب و کار را مختل کرد، صاحبان مشاغل می‌توانستند مشاغل موجود و فرهنگ محل کار خود را حفظ کنند و در عین حال از مزایای عمده برخوردار شوند.

به عنوان مثال، 85 درصد از صاحبان مشاغل موافق هستند که فناوری به آنها کمک می کند تا موفق شوند، خواه در بازارهای جدید گسترش یابد، کارایی را به پردازنده های اصلی کسب و کار تزریق کند، یا بهتر از اعضای تیم خود حمایت کند. به طور مشابه، مطالعه بازرگانی هاروارد نشان داد که 80 درصد از کارمندان گزارش دادند که اتوماسیون درها را به روی تعاملات معنادارتر با مشتریان و سهامداران باز می کند، فرصت یادگیری مهارت های جدید را ارائه می دهد و انجام وظایف پیچیده تر را آسان تر می کند.

این مزایا روشن می کند که هوش مصنوعی و اتوماسیون به معنای جایگزینی انسان با ماشین نیست. این در مورد ادغام قدرت ها در تیم های موجود برای بهبود همکاری و حذف فرآیندهای پیش پا افتاده و ناکارآمد است.

چگونه صاحبان مشاغل شرکت های خود را با هوش مصنوعی بهینه می کنند

1. هوش مصنوعی و یادگیری ماشین: بسیاری از صاحبان کسب و کار از هوش مصنوعی و یادگیری ماشینی استفاده می کنند تا کوه هایی از داده ها را بررسی کنند، روندها را شناسایی کنند و پیش بینی هایی انجام دهند تا به تصمیم گیری آگاهانه تر کمک کنند.

2. اتوماسیون: مشتریان از اتوماسیون برای حذف کارهای پیش پا افتاده، مانند برنامه ریزی و پرس و جو، برای بهبود ثبات و دقت استفاده می کنند.

3. هوش انسان: مهارت انسانی یک تیم واقعا غیر قابل جایگزین است. هر شرکتی روزانه به خلاقیت، هوش هیجانی و توانایی های حل مسئله کارکنان خود متکی است. آنها درخواست‌های پیچیده مشتری را رسیدگی می‌کنند، راه‌حل‌های نوآورانه را توسعه می‌دهند، و لمس همدلانه‌ای را ارائه می‌کنند که در هر صنعت خدماتی حیاتی است.

برنامه ترکیبی واقعی

بیایید سه برنامه کاربردی هیبریدی واقعی را بررسی کنیم تا نشان دهیم که مدل ترکیبی چگونه در عملیات روزانه کار می کند.

مدیریت وظایف

تابع مدیریت وظیفه از یک مدل ترکیبی سود می برد. هوش مصنوعی با مرتب‌سازی و اولویت‌بندی وظایف، کارهای سنگین را انجام می‌دهد تا اطمینان حاصل شود که تیم شما بر روی مهم‌ترین و حساس‌ترین کارها تمرکز می‌کند. سپس، یک عضو تیم انسانی وظیفه نهایی و نظارت را مدیریت می کند و به هر نیاز یا اولویت منحصر به فردی رسیدگی می کند. این مدل ترکیبی کارایی را بدون قربانی کردن لمس انسان که برای ایجاد روابط طولانی مدت و موفق ضروری است، القا می کند.

تضمین کیفیت برای مشتریان

یک مدل ترکیبی همچنین می‌تواند با اجرای بررسی‌های معمول ایمیل‌ها و گزارش‌های خدمات مشتری به حفظ کیفیت کمک کند. هوش مصنوعی به سرعت اطلاعات یا خطاهای از دست رفته را علامت گذاری می کند، که سپس برای تایید نهایی به یک عامل انسانی ارسال می شود و تضمین می کند که کار با برند و لحن مطابقت دارد.

بررسی عملکرد کارکنان

هوش مصنوعی ابزاری اساسی در بررسی عملکرد کارکنان است. در واقع، ما حتی برای همین هدف از هوش مصنوعی در تجارت خود استفاده می کنیم. ابزارهای هوش مصنوعی می‌توانند فعالیت‌ها را ردیابی کنند و به اندازه‌گیری عملکرد در سراسر صفحه کمک کنند، در وقت مدیران صرفه‌جویی کنند و به آنها دسترسی به اطلاعات مهم برای ارائه بازخورد بهتر را بدهند.

پنج مرحله کلیدی که می توانید برای پیاده سازی هوش مصنوعی در کسب و کار خود بردارید

اگر به نظر می رسد که یک مدل ترکیبی برای کسب و کار شما مناسب است، در اینجا پنج مرحله کلیدی پیاده سازی آورده شده است:

1. فرآیندهای فعلی خود را ارزیابی کنید

اولین قدم بررسی گردش کار موجود است. کدام وظایف تکراری یا مستعد خطای انسانی هستند؟ نمونه‌های متداول عبارتند از ورود دستی داده‌ها، پاسخ به سؤالات اساسی مشتری و زمان‌بندی قرار.

• اتوماسیون پشتیبانی مشتری: چت ربات‌های هوش مصنوعی می‌توانند پرسش‌های متداول، پرسش‌های اولیه و عیب‌یابی اولیه را مدیریت کنند و عوامل انسانی را برای مسائل پیچیده مشتری آزاد کنند.
• تجزیه و تحلیل داده ها: ابزارهای هوش مصنوعی می توانند مجموعه داده های بزرگ را برای تولید گزارش ها و برجسته کردن روندهای کلیدی، جایگزین جمع آوری و تجزیه و تحلیل دستی داده ها غربال کنند..
• فرآیندهای استخدام منابع انسانی: ابزارهای هوش مصنوعی می‌توانند رزومه‌ها را اسکن کنند، نامزدها را در فهرست کوتاه قرار دهند و مصاحبه‌ها را برنامه‌ریزی کنند و حجم کاری تیم‌های منابع انسانی را کاهش دهند.
• پردازش سند: ابزارهای مبتنی بر هوش مصنوعی می‌توانند استخراج داده‌های کلیدی را از اسناد، مانند صورت‌حساب‌ها، قراردادها و فرم‌ها به‌طور خودکار انجام دهند و کار دستی را به میزان قابل توجهی کاهش دهند.
• تجزیه و تحلیل بازخورد مشتری: هوش مصنوعی می‌تواند بازخورد منابع متعدد، مانند رسانه‌های اجتماعی، نظرسنجی‌ها و بررسی‌ها را اسکن و دسته‌بندی کند تا روندها و بینش‌ها را سریع شناسایی کند.
• پشتیبانی IT Helpdesk: ابزارهای هوش مصنوعی را پیاده سازی کنید که می توانند بلیط های اصلی پشتیبانی IT را مدیریت کنند، مشکلات رایج را تشخیص دهند و کاربران را در مراحل عیب یابی قبل از گسترش به فناوری های انسانی راهنمایی کنند.
• مدیریت موجودی: هوش مصنوعی می‌تواند فرآیندهای ردیابی سهام و سفارش‌دهی مجدد را بر اساس تحلیل‌های پیش‌بینی‌کننده خودکار کند و به حفظ سطح موجودی بهینه کمک کند.

این وظایف اغلب نامزدهای خوبی برای هوش مصنوعی یا اتوماسیون هستند. یک مطالعه مک کینزی نشان داد که حدود 45٪ از فعالیت های پرداخت شده را می توان با استفاده از فناوری های فعلی خودکار کرد که نشان دهنده دستمزد سالانه تا 2 تریلیون دلار است.

2. ابزار مناسب را انتخاب کنید

در مرحله بعد، شما می خواهید ابزارها و منابع مناسب هوش مصنوعی و اتوماسیون را انتخاب کنید. به دنبال راه حل هایی باشید که با سیستم های فعلی شما به خوبی بازی کند و بتواند با شما رشد کند. برای مثال، می‌خواهید منابعی را بیابید که کاربرپسندی، پشتیبانی خوب و گزینه‌های سفارشی‌سازی را ارائه می‌دهند.

اگر مطمئن نیستید که کدام ابزار برای کسب و کار شما بهترین است، شروع به کاوش و بررسی وب سایت های معتبر برای اطلاعات بینش کنید. از طرف دیگر، ممکن است یک شرکت یا آژانس مشاوره استخدام کنید تا به شما کمک کند ابزارهای مناسب را هماهنگ کنید یا حتی یک راه حل مبتنی بر هوش مصنوعی را متناسب با نیازهای تجاری خاص شما سفارشی کنید.

3. تیم خود را دوباره آموزش دهید

ادغام هوش مصنوعی و اتوماسیون از نظر تئوری عالی به نظر می رسد، اما اگر هرگز تیم خود را آموزش ندهید، موفقیت کمی خواهید دید. کارکنان شما باید آماده کار در کنار هوش مصنوعی باشند. روی آموزش هایی تمرکز کنید که مهارت هایی را ایجاد می کند که هوش مصنوعی نمی تواند به راحتی آن را تکرار کند، مانند تفکر انتقادی و حل خلاقانه مسئله. در عین حال، در مورد فرآیندهایی که در حال تغییر هستند و اینکه چگونه کارکنان می توانند از ابزارها برای آسان کردن زندگی روزمره خود استفاده کنند، آموزش ارائه دهید.

اجرای آموزش قوی یک کار بزرگ است، زیرا مجمع جهانی اقتصاد پیشنهاد می کند که نیمی از همه کارکنان تا سال 2025 به دلیل فناوری جدید نیاز به مهارت مجدد خواهند داشت. برای مقابله با این چالش، پلت فرم انقلاب مجدد مهارت انجمن جهانی اقتصاد قصد دارد تا سال 2030 به بیش از 600 میلیون نفر در سراسر جهان دسترسی پیدا کند. به طور مشابه، منابعی که در آنها سرمایه گذاری می کنید نیز نوعی آموزش را برای تیم شما ارائه می دهد.

استفاده از یک سیستم مدیریت یادگیری شخص ثالث (LMS) را برای خودکارسازی و ساده‌سازی فرآیند آموزشی خود در نظر بگیرید و کارآمدتر و مقیاس‌پذیرتر شود. پلتفرم هایی مانند LinkedIn Learning و Coursera طیف گسترده ای از قالب ها و دوره های از پیش ساخته شده را ارائه می دهند که موضوعات ضروری را پوشش می دهند.

مرتبط: هوش مصنوعی برای افراد ضعیف – در اینجا آمده است که چگونه مشاغل کوچک با هوش مصنوعی رشد می کنند

4. کم شروع کنید و تکرار کنید

سعی نکنید همه چیز را به یکباره تغییر دهید. آیا تا به حال در مورد اضافه بار اطلاعات شنیده اید؟ پرتاب اطلاعات بیش از حد به تیم شما می تواند منجر به بهره وری پایین و افزایش استرس شود. برای شروع یک بخش یا فرآیند را انتخاب کنید. این به شما امکان می‌دهد قبل از ورود به همه‌چیز یاد بگیرید و تنظیم کنید.

فرض کنید می خواهید عملکرد خدمات مشتری خود را خودکار کنید. به جای بازنگری کامل همه فرآیندها، با یک کانال شروع کنید، مانند ایمیل. همانطور که تیم شما بر این عملکرد مسلط است، رسانه های اجتماعی یا خدمات تلفن را اضافه کنید. شرکت‌هایی که از پروژه‌های آزمایشی پیشرفت می‌کنند، بازدهی بسیار بهتری را در سرمایه‌گذاری‌های هوش مصنوعی خود مشاهده می‌کنند.

5. ارتباطات را باز نگه دارید

به تیم خود کمک کنید هوش مصنوعی را یک ابزار مفید بدانند نه یک تهدید. در مورد اینکه هوش مصنوعی چگونه کار آنها را تغییر می‌دهد شفاف باشید و روی اینکه چگونه آنها را برای کارهای جالب‌تر آزاد می‌کند تمرکز کنید. همچنین تکرار این نکته مهم است که هوش مصنوعی و اتوماسیون جایگزین آنها نمی شود. در عوض، این ابزاری است که به آنها کمک می کند در نقش فعلی خود موفق شوند.

حرکت رو به جلو با مدل هیبریدی

استفاده از مدل ترکیبی به معنای ایجاد مشارکت بین مردم و فناوری است. هنگامی که به درستی اجرا شود، به کسب و کارها اجازه می دهد تا نوآوری کنند و ارتباطات معناداری با مشتریان خود برقرار کنند.

ازدواج هوش مصنوعی و انسان ها به طور طبیعی هر دو طرف را وادار می کند تا در سطح بهینه خود کار کنند، یعنی هوش مصنوعی را وادار می کند بهترین کار را انجام دهد و در عین حال به انسان ها اجازه می دهد کار “تصویر بزرگ” را انجام دهند. اینگونه است که شرکت‌ها آینده‌ای را خلق می‌کنند که در آن ماشین‌ها و افراد می‌توانند به طور موثر با هم زندگی کنند.

بازبینی سخنان سیدنی جی. هریس از قبل مفید است. خطر این نیست که رایانه‌ها مانند انسان فکر کنند، بلکه ممکن است انسان‌ها ویژگی‌های منحصربه‌فرد خود را با خودکارسازی فرآیندهای بیشتر از دست بدهند. یک مدل هیبریدی متفکر می تواند به ما کمک کند از این نتیجه اجتناب کنیم و در عین حال با روندهای امروزی همگام باشیم.