4 راه برای تقویت کارایی کسب و کار خود

هر مدیرعامل با این جمله “زمان پول است” آشنا است و فلسفه ای که هدر رفته زمان بر خط پایین تأثیر می گذارد. با توجه به این نکته ، صاحبان مشاغل اغلب برای حداکثر کارآیی تلاش می کنند ، هر دقیقه هدر رفته ، هر کار زائد و هر حواس پرتی را که مانع رشد می شود ، ارزیابی می کنند.

مشکل این است که بیشتر استراتژی هایی که هدف آن افزایش کارآیی از یک جنبه مهم است: مردم انسان هستند ، نه روبات.

بهترین رویکرد بهره وری به سادگی زمان و سرعت را بهینه نمی کند – با طبیعت انسانی کار می کند. یعنی تمایلات طبیعی ما برای پریشانی ، فراموشی و احساس بی تحرکی احساس می شود.

ابزارهای مسدود کردن زمان و اتوماسیون به شما کمک می کند ، اما آنها راه حل کامل نیستند. در اینجا برخی از فرآیندهای متمرکز بر انسان برای افزایش بهره وری شما که در واقع کار می کنند وجود دارد.

مرتبط: 4 روش ساده و پژوهشی برای افزایش بهره وری شما

1. هدف های خود را تنظیم کنید

اگر آنها به نتیجه ملموس و معنی دار گره خورده باشند ، می توانند احساس ناراحتی کنند. تعیین هدف برای آنچه می خواهید به انجام برسید ، در چه بازه زمانی و به چه دلیلی به شما کمک می کند تا برای رسیدن به نتیجه نهایی انگیزه خود را حفظ کنید.

در مورد آن فکر کنید: قطعنامه سال نو شما برای کار بیشتر به احتمال زیاد ناشی از تمایل به ساعت در ورزشگاه نیست بلکه برای رسیدن به وزن هدف شما ، احساس سلامتی تر ، کاهش درد و غیره است.

برای بهبود بهره وری ، هر یک از فعالیت های خود را با نتیجه مطلوب ، چه این امر باعث ایجاد تجارت جدید ، کاهش هزینه های سربار ، صرفه جویی در وقت ، بهبود کیفیت محصول و غیره می شود. پس از آن ، هر کاری که به یک نتیجه ملموس گره خورده باشد ، ممکن است کاندیدای مناسبی باشد تا از لیست اولویت های شما بریده شود.

2. یک منطقه بدون حواس پرتی ایجاد کنید

مطالعات معتبری زیادی وجود دارد که همبستگی بین محیط کار و بهره وری را تجزیه و تحلیل می کند. به عنوان مثال ، مطالعه ای که توسط محقق Miikka Palvalin انجام شده است ، نشان داد که تغییر در محیط کار می تواند بر توانایی فرد در تمرکز و تولید تأثیر منفی بگذارد.

از طرف تلنگر ، یک فضای کاری بدون حواس پرتی به تسهیل تمرکز ، بهره وری و مدیریت زمان بهتر کمک می کند.

حال ، چه از خانه ، چه در مکان های از راه دور و چه در یک دفتر کار می کنید ، احتمالاً چند روش وجود دارد که شما یک منطقه بدون حواس پرتی ایجاد می کنید. حتی تنظیمات کوچک – مانند به حداقل رساندن درهم و برهمی ، کنترل نویز یا تنظیم مرزها با همکاران و/یا خانواده – می تواند تأثیر قابل توجهی در توانایی شما در انجام بهترین عملکرد شما داشته باشد.

ایجاد یک منطقه کاری تعیین شده (به خصوص اگر از خانه کار کنید) می تواند مفید باشد تا به مغز خود سیگنال دهید که زمان تمرکز آن است. انتخاب یک تنظیم صدا ارگونومیک می تواند به کاهش ناراحتی جسمی کمک کند ، که می تواند حواس پرتی باشد. همچنین ، برخی از مطالعات نشان می دهد که گیاهان و نورپردازی طبیعی می توانند خلق و خوی و تمرکز را بهبود بخشند!

مرتبط: 6 راه برای کارآمدتر کردن تجارت خود

3. در مورد هدر رفتن زمان تکراری صادق باشید

منبع قابل توجهی از استرس برای کارآفرینان استفاده از زمان کارآمد و سپس تمام وقت برای انجام وظایف مهم است. همه ما در برابر گرفتار شدن در “کار شلوغ” آسیب پذیر هستیم-وظایف تکراری و با گذشت زمان که ارزش کمی به آن اضافه می کند و ما را از اهداف بزرگتر ما منحرف می کند.

نکته اصلی برای غلبه بر این چالش ، تشخیص اینکه زمان شما هدر می رود و اقدامات عمدی برای از بین بردن ، تفویض یا خودکار کردن آن کارها انجام می شود.

ابتدا “حسابرسی” از وقت خود را انجام دهید ، فعالیت های روزانه خود را ردیابی کنید و چه مدت طول می کشد تا تکمیل شود. من دوست دارم از ابزاری مانند Toggl استفاده کنم تا وقت خود را در طول روز وارد کنم. تعجب خواهید کرد که چقدر زمان برای کارهای متفرقه ، جلسات غیر ضروری و بررسی ایمیل ها صرف می شود.

در مرحله بعد ، سهام خود را بیشترین زمان را مصرف کنید ، خواه این کارها شما را به اهداف خود نزدیک تر کند (یا نه) و اینکه آیا آنها بهتر هستند که به آنها واگذار شوند یا خودکار باشند.

این به اصل پارتو پیوند می زند ، که در آن شما 20 ٪ از کارهایی را که 80 ٪ از نتایج شما را هدایت می کند – شناسایی می کنید – و سپس بقیه را قطع می کنید. اگر یک کار به دخالت مستقیم یا ورودی شما نیاز ندارد ، ممکن است به شخص دیگری در تیم شما ، به طور کامل و خودکار یا حذف شده به شخص دیگری واگذار شود.

4. بیش از حد استفاده نکنید ، خودکار کنید

صاحبان مشاغل امروز ابزارهای بیشتری دارند از آنچه می دانیم هنگام ساده تر کردن فرآیندهای تجاری ، اتوماسیون وظایف و آزاد کردن زمان ، با چه کاری باید انجام دهیم. در حالی که ممکن است برای ایجاد سیستم به زمان رمپ نیاز داشته باشد ، با این کار باعث می شود در آینده بار زیادی را صرفه جویی کند.

اگر شما یک فرد فرآیند نیستید ، من به شدت توصیه می کنم شخصی را در تیم خود (یا استخدام یک مشاور) انجام دهید تا سیستم را برای شما بسازد. ارزش سرمایه گذاری را دارد.

شما ابتدا باید تعیین کنید که چه چیزی می تواند (و باید) خودکار باشد. گردش کار فعلی خود را ترسیم کنید ، وظایف مورد نیاز ، ابزار یا اعضای تیم مورد نیاز و هرگونه ناکارآمدی را در این فرآیند شناسایی کنید. ایجاد یک نمودار بصری از هر فرآیند در سازمان شما می تواند مفید باشد.

به عنوان مثال ، بگویید که می خواهید روند دریافت سرب را که قبلاً به تلاش دستی تیم فروش خود متکی بود ، ساده تر کنید (برای تماس ، ضبط و پیگیری با رهبری). یک فرآیند جدید و خودکار ممکن است به نظر برسد:

• یک بازدید کننده در وب سایت شما فرود می آید و فرم تماس را پر می کند

• این باعث می شود یک ضبط خودکار سرب در CRM شما باشد

• این سیستم نمره سرب و چشم انداز را تعیین می کند

• این یک ایمیل پیگیری شخصی ارسال می کند

• اگر رهبر با معیارهای با ارزش بالا مطابقت داشته باشد ، به تیم فروش شما اطلاع داده می شود

به این ترتیب ، همه شما نیاز به تلاش دستی توسط شما یا تیم خود را از بین می برید ، همه اطلاعات سرب به طور مؤثر ضبط می شود و هیچ فرصتی از بین نمی رود.

روش های زیادی برای کاهش استرس و افزایش کارایی در تجارت شما وجود دارد ، تا زمانی که شکاف ها را شناسایی کنید ، اهداف واقع بینانه را تعیین کرده و به قدرت تیم خود بستگی دارد. این به شما زمان بیشتری می دهد تا روی کارهایی که مهم است تمرکز کنید و به آن تعادل کار و زندگی قابل توجه اعتصاب کنید.

مرتبط: چگونه فرایندهای ناکارآمد به شرکت شما آسیب می رسانند