چگونه مشاغل کوچک می توانند از “تله کارآیی” خلاص شوند

بعد از گذشت چندین دهه از کار با مشاغل کوچک ، من شاهد الگوی نگران کننده ای بوده ام: هرچه کارآفرینان سخت تر سعی کنند حداکثر کارایی را داشته باشند ، کارآمدتر می شوند. این پارادوکس کارآیی مشاغل را در هر اندازه گرفتار می کند ، اما برای شرکت های کوچک که در آن هر منبع حساب می شود ، ویرانگر است.

تحقیقات مک کینزی نشان می دهد که مشاغل کوچک و متوسط ​​با 50 ٪ از بهره وری بنگاه های بزرگ فعالیت می کنند – شکافی که ناشی از تلاش های کارایی گمراه شده است. درک و حل این پارادوکس می تواند نحوه عملکرد شما را تغییر دهد.

دو نوع کارآیی

در اینجا مفهومی از روش لاغر وجود دارد که نحوه تفکر من در مورد عملیات تجاری را تغییر داده است. دو رویکرد برای کارآیی وجود دارد: راندمان منابع و راندمان جریان.

راندمان منابع بر حداکثر رساندن استفاده از منابع شما متمرکز است. شما برای اطمینان از شلوغ بودن منابع خود یک صف کار ایجاد می کنید. این مثل این است که نویسنده ای با مقاله برای نوشتن داشته باشید ، و اطمینان حاصل کنید که آنها برای هر هشت ساعت از روز کاری خود تولید می کنند.

راندمان جریان برای سرعت از طریق سیستم شما بهینه می شود. به جای ایجاد صف ، شما روی حرکت سریع کار خود تمرکز می کنید. با استفاده از مثال نوشتن ، با کسی مصاحبه می کنید ، نویسنده را ایجاد کنید ، آن را مرور کنید و منتشر کنید – بدون انتظار ، بدون صف.

سیستم مراقبت های بهداشتی تصویری واضح از این امر ارائه می دهد. در کانادا ، ما برای کارآیی منابع بهینه می کنیم. متخصصان کاملاً رزرو شده اند ، دستگاه های CT با حداکثر ظرفیت کار می کنند و بیماران برای تشخیص ماه ها منتظر هستند. من دیده ام که سیستم های درمانی سرطان متفاوت عمل می کنند – جایی که بیماران می توانند متخصصان را ببینند ، اسکن دریافت کنند و در یک روز تشخیص دریافت کنند. دستگاه های CT آنها گاهی بیکار می نشینند ، اما بیماران بلافاصله جواب می دهند.

در اینجا پارادوکس وجود دارد: با تلاش برای به حداکثر رساندن استفاده از منابع ، ما ناکارآمدی ایجاد می کنیم که عملکرد ما را کند می کند. شما فکر می کنید با مشغول نگه داشتن همه ، کارآمد هستید ، اما مشتریان شما در انتظار کاری هستند که می توانند در روزها انجام دهند. عوارض جانبی می تواند ویران کننده باشد: مشتریان گمشده ، روابط آسیب دیده ، فرصت های از دست رفته و عواقب غیرقابل محاسبه.

مرتبط: 6 راه برای کارآمدتر کردن تجارت خود

هزینه پنهان سوئیچینگ زمینه

این پارادوکس کارآیی فقط در سطح سیستم اتفاق نمی افتد – این نشان می دهد که چگونه ما کار خود را ساختار می دهیم. هنگامی که ما سعی می کنیم به حداکثر رساندن استفاده از منابع بپردازیم ، آنچه را که من “تئاتر کارآیی” می نامم ایجاد می کنیم – در حالی که کمتر تولید می شود ، شلوغ به نظر می رسیم.

هزینه پنهان تعویض زمینه را در نظر بگیرید. طبق تحقیقات ، سوئیچینگ زمینه باعث کاهش بهره وری تا 40 ٪ می شود. هر بار که بین کارها جابجا می شوید ، مالیات ذهنی وجود دارد. اگر 50 سوئیچ زمینه را در روز درست کنید ، 50 بار آن مالیات را پرداخت کرده اید. اما اگر می توانید روز خود را برای تغییر فقط پنج بار سازماندهی کنید ، آن زباله ها را کاهش داده اید.

این مستقیماً به آن دو نوع کارآیی متصل می شود و پارادوکس را نشان می دهد. راندمان منابع ، تعویض زمینه را به حداقل می رساند – شما کارهای مشابه را دسته بندی می کنید و در منطقه خود می مانند. هنگامی که یک نفر چندین مرحله در این فرآیند را انجام می دهد ، راندمان جریان تغییر زمینه را افزایش می دهد.

با وجود مجازات تغییر زمینه ، راندمان جریان با از بین بردن سایر ضایعات ، نتایج بهتری را به دست می آورد: تأخیر ، صف و کار بیکار. هدف انتخاب بین منابع یا راندمان جریان نیست. این شناسایی و از بین بردن هر آنچه را که بیشترین آسیب را به تجارت شما آسیب می رساند ، شناسایی و از بین می برد. گاهی اوقات این تغییر زمینه است. گاهی اوقات زمان انتظار مشتری است. این هنر می داند که کدام یک اهمیت بیشتری دارد.

این به آنچه پل گراهام در مقاله خود در مورد برنامه های سازنده در مقابل مدیر نوشت ، مرتبط است. وقتی در حالت سازنده هستید ، به بلوک های طولانی و بدون وقفه نیاز دارید. در حالت مدیر ، شما به طور مداوم زمینه ها را تغییر می دهید. بیشتر صاحبان مشاغل کوچک سعی می کنند هر دو را همزمان انجام دهند و باعث ناکارآمدی گسترده شوند.

من این روش سخت را یاد گرفته ام. وقتی سعی می کنم صبح کد بنویسم ، تماس با مشتری را هنگام ناهار انجام دهم ، گزارش های مالی را بعد از ظهر بررسی کنم و بعد از آن به برنامه نویسی بپردازم ، من به مراتب کمتر از آنکه کل روزها را به انواع خاصی از کار اختصاص دهم ، انجام می دهم.

شناسایی زباله در سیستم های شما

درک این پارادوکس به شما کمک می کند تا زباله ها را در سیستم های خود مشاهده کنید. از خود بپرسید: چرا این مدت طول می کشد؟ چه اقدامات غیر ضروری اضافه کرده ایم؟

من یک ناکارآمدی اساسی را در فرآیند توسعه نرم افزار ما در مورد انشعاب کشف کردم. ما از شاخه های طولانی مدت استفاده می کردیم و هفته ها روی آن کار می کردیم ، سپس سعی می کردیم همه چیز را با هم ادغام کنیم. هرچه این شاخه ها طولانی تر باشد ، مشکلات بیشتری با آنها روبرو شدیم. ما سعی داشتیم با اجازه دادن به توسعه دهندگان بدون وقفه ، کارآمد باشیم ، اما ما در حال ایجاد زباله بودیم.

راه حل ساده بود: شاخه های در حال اجرا کوتاه تر با ویژگی های غیرقابل انکار که توسط پرچم های ویژگی پنهان شده است. حال اگر یک شعبه نیاز به طولانی تر داشته باشد ، ما نیاز به بازگرداندن روزانه داریم. این تغییر سیاست ساعت ها سردردهای ادغام را از بین برد و تعداد اشکال ما را کاهش داد. این توسعه ما را از منابع کارآمد به کارآیی تبدیل کرد.

مرتبط: با هزینه های غیر ضروری پول هدر ندهید – در اینجا آمده است.

تعادل بهبود با ثبات

برخی از دارندگان مشاغل در برابر تغییر مقاومت می کنند ، با اشاره به “اگر شکسته نشود ، آن را برطرف نکنید.” این طرز فکر می تواند شما را در برابر رقابت آسیب پذیر کند. نکته اصلی اتخاذ یک ذهنیت بهبود مستمر است – نه به این دلیل که چیزی شکسته است ، بلکه برای ماندن در پیش است.

به پردازنده های رایانه فکر کنید. اینتل منتظر عدم موفقیت تراشه های خود قبل از رشد سریع تر نیست. آنها می دانند که رقبا در حال نوآوری هستند ، بنابراین باید نیز. هنگامی که اینتل نتوانست با این فلسفه همگام باشد-از رقیب در تراشه های سری M اپل-که ما در حال تماشای یک شرکت یک بار غالب شرکت برای ارتباط هستیم. همین مورد در مورد فرآیندهای تجاری شما نیز صدق می کند.

با این حال ، شما به افراد مناسب احتیاج دارید. برخی از اعضای تیم در پیشرفت و تغییر رشد می کنند ، در حالی که برخی دیگر ثبات را ترجیح می دهند. هر دو جای خود را دارند ، اما در صنایع رقابتی ، شما به افراد راحت با تکامل نیاز دارید.

هزینه کار جزئی

منبع دیگر زباله کار ناتمام است. شروع چیزی و عدم تکمیل آن قبل از حرکت به شیء براق بعدی ، زباله های کار جزئی ایجاد می کند. مگر اینکه در حال آزمایش یا تحقیق باشید ، کار ناتمام بیانگر زمان سرمایه گذاری بدون بازگشت است.

پارادوکس کارآیی بیشتر به ما می آموزد همیشه بهتر نیست. کارآمدترین مسیر شامل اجازه دادن منابع برای حفظ جریان است. گاهی اوقات به معنای گفتن نه به ابتکارات جدید برای تکمیل موارد موجود است. این به معنای عمدی در مورد نحوه کار شما است.

با بررسی عملکرد خود شروع کنید. به جای توان خود ، کجا بهینه سازی می کنید؟ تعویض زمینه از کجا به یک مالیات پنهان در بهره وری شما تبدیل شده است؟ چگونه می توانید کارهای مشابه را برای بهبود جریان به هم دسته بندی کنید؟

کارآیی به معنای مشغول نگه داشتن همه نیست – این در مورد تحویل سریع و مداوم ارزش است. پس از درک این پارادوکس ، می توانید سیستمهایی بسازید که به تجارت و مشتریان خود خدمت کنند.