چرا شما باید تیم خود را آموزش دهید تا در فوریت تجدید نظر کنید

فوریت ، هنگامی که واقعی باشد ، به تیم ها کمک می کند تا به سرعت عمل کنند و مهلت های واقعی را برآورده کنند. اما وقتی فوریت به حالت پیش فرض تبدیل می شود ، به منبع فشار مداوم تبدیل می شود. با گذشت زمان ، این منجر به فرسودگی ، تصمیم گیری ضعیف و رفتار واکنشی می شود که به اهداف بلند مدت آسیب می رساند.

بهترین رهبران شروع به تغییر این طرز فکر می کنند. آنها به تیم های خود کمک می کنند تا فوریت واقعی را از فوریت دروغین جدا کنند. آنها مردم را به جای عجله ، پاسخ دادن و پشیمانی راهنمایی می کنند ، فکر می کنند و برنامه ریزی می کنند.

مرتبط: فرسودگی شغلی بهزیستی و بهره وری کارکنان را تهدید می کند-در اینجا نحوه جلوگیری از نفوذ آن در محل کار شما آورده شده است

مشکل درمان همه چیز به عنوان فوری

هنگامی که هر درخواست “ASAP” مشخص می شود ، در نهایت به معنای هر چیزی متوقف می شود. مردم بدون در نظر گرفتن اوضاع با سرعت کامل عادت می کنند. در کوتاه مدت ، کارها انجام می شود. اما با گذشت زمان ، هزینه ها اضافه می شوند:

• خستگی کارکنان افزایش می یابد: مردم از تمایز بین آنچه مهم و مهم است ، متوقف می شوند.

• کار مهم به تأخیر افتاده است: فوریت اغلب تیم ها را به سمت انجام کارهای سریع و نه معنی دار سوق می دهد.

• پویایی تیم تجزیه می شود: مردم شروع به سرزنش یکدیگر برای تأخیرها ، جزئیات از دست رفته یا خطاهایی که ناشی از عجله است.

حقیقت این است که فوریت باید نادر باشد. وقتی همه چیز فوری است ، هیچ چیز نیست.

فوریت واقعی در مقابل دروغ

قبل از آموزش تیمی برای تجدید نظر در فوریت ، رهبران ابتدا باید تفاوت را درک کنند.

فوریت واقعی با نتایج واضح و حساس به زمان گره خورده است. یک نقض امنیتی. فردا ارائه مشتری. نقص محصول قبل از راه اندازی عمومی. اینها دلایل معتبری برای عمل سریع است.

فوریت کاذب غالباً از برنامه ریزی ضعیف ، انتظارات یا عادت های مبهم ناشی می شود که پاداش مشغول بودن است. این به عنوان:

• ایمیل ها بدون توضیح اولویت بالایی دارند

• پیام های SLACK با “فوری” در همه کلاه ها ، ارسال شده در طول ساعت ها

• مهلت های عجله ای که به هرگونه خطر یا نتیجه واقعی وصل نمی شوند

• رهبران در حال وحشت هستند و آن استرس را به تیم منتقل می کنند

بهترین رهبران می دانند که چگونه این سیگنال ها را فیلتر کنند و به تیم های خود کمک کنند همین کار را انجام دهند.

مرتبط: ساعات کار طولانی منجر به فرسودگی شغلی می شود – نه بهره وری. یاد بگیرید که چه موقع از کارهای خاص قدم بگذارید – و چه موقع قدم بردارید

چگونه رهبران برتر تجدید نظر و فوریت را تغییر می دهند

1. پاسخ های آرام مدل – حتی تحت فشار

مردم برای تعیین جدی بودن یک مسئله به رهبری نگاه می کنند. اگر رهبر وحشت کند ، هر کس دیگری تمایل به دنبال کردن دارد. رهبرانی که پایه و اساس باقی می مانند ، حتی در شرایط واقعی استرس ، تیم خود را آموزش می دهند تا به جای واکنش نشان دهند.

وقتی چیز مهمی به وجود آمد ، آنها می پرسند:

• “مهلت واقعی اینجا چیست؟”

• “اگر الان عمل نکنیم چه اتفاقی می افتد؟”

• “آیا این فوری است ، یا فقط بلند است؟”

این نوع تفکر شروع به گسترش می کند. تیم ها قبل از پرش به عمل ، از همین سؤالات مشابه شروع می کنند.

ترتیب. فرهنگ برنامه ریزی متفکرانه را بسازید

فوریت کاذب اغلب ناشی از برنامه ریزی نامشخص است. بهترین رهبران برای جلوگیری از هرج و مرج بعداً زمان را به صورت مقدماتی سرمایه گذاری می کنند.

آنها انتظارات روشنی برای:

آنها اطمینان می دهند که تیم ها به اندازه کافی برای انجام کارهای مهم توجه می کنند و آنها به جدول زمانی غیر واقعی از سایر بخش ها یا مشتری ها باز می گردند. این به معنای اجتناب از مهلت نیست. این به معنای جلوگیری از موارد غیر ضروری است.

3. یک زبان مشترک را در مورد فوریت معرفی کنید

وقتی همه “فوری” را متفاوت تعریف می کنند ، سردرگمی به دست می گیرد. رهبران مؤثر سیستم های ساده ای را برای طبقه بندی درخواست ها ایجاد می کنند. به عنوان مثال:

• بحرانی: باید بلافاصله خطاب شود. در صورت تأخیر عواقب روشن.

• عالی: در طی 24-48 ساعت به توجه نیاز دارد.

• استاندارد: در مسیر تحویل در جدول زمانی منظم.

• کم: وقتی زمان اجازه می دهد قابل تعویق یا بررسی است.

این تعاریف به تیم ها کمک می کند تا به جای اینکه هر درخواست یکسان را درمان کنند ، اولویت بندی کنند.

4. پاداش کار متفکرانه ، نه فقط کار سریع

سرعت اغلب توجه می شود. شخصی که در پنج دقیقه پاسخ می دهد بیش از کسی که در دو ساعت با راه حل بهتر پاسخ می دهد ، مورد ستایش قرار می گیرد.

رهبران ارشد این موضوع را تغییر می دهند. آنها تشخیص می دهند:

این تغییر به تیم ها می آموزد که بهترین کار همیشه سریعترین کار نیست. این دقیق ترین ، مفید و بادوام ترین است.

هنگامی که اعتصاب فوریت واقعی: پروتکل های موقت روشن و روشن را تنظیم کنید

از فوریت نمی توان به طور کامل جلوگیری کرد. مواقعی وجود خواهد داشت که اقدام سریع لازم باشد. رهبران قوی این مسئله را روشن می کنند ، اما آنها را موقتی می کنند.

آنها می گویند مواردی مانند: “این کار باید تا پایان روز انجام شود ، و به همین دلیل است. ما فردا به گردش کار عادی باز خواهیم گشت.”

این امر مانع از گسترش وحشت می شود و به تیم یادآوری می کند که فوریت استثناء است نه یک قاعده. وقتی اغلب تکرار می شود ، نظم و انضباط ایجاد می کند. مردم یاد می گیرند که در صورت لزوم چرخ دنده ها را تغییر دهند ، اما تمام وقت در آن حالت زندگی نمی کنند.

مدیریت انتظارات ارتباطی

فوریت اغلب در نحوه برقراری ارتباط افراد ، به ویژه در تنظیمات از راه دور یا ترکیبی نشان می دهد. رهبرانی که می خواهند فوریت کاذب را کاهش دهند ، مرزهای روشنی را تعیین می کنند:

• هیچ انتظاری از پاسخ های فوری وجود ندارد: مگر در مواردی که مهم باشد ، پیام ها را می توان در ساعات کاری مورد بررسی قرار داد.

• از خطوط موضوعی یا برچسب های Slack استفاده کنید: این به تیم کمک می کند تا بدون حدس زدن ، سطح اولویت را فوراً درک کند.

• از ایمیل های فوری برگشت به عقب خودداری کنید: اگر هر آنچه را که ارسال می کنید فوری مشخص شود ، تیم شروع به نادیده گرفتن آن می کند یا از این بدتر ، از آن ناراحت می شود.

مرتبط: اجازه ندهید که “فوری” از “مهم” پیشی بگیرد

اگر تیم شما در حال حاضر با فوریت مداوم فعالیت می کند چه کاری باید انجام شود

اگر تیم شما عادت به عجله مداوم داشته باشد ، رفع یک شبه اتفاق نمی افتد. اما می توان آن را با اقدامات مداوم انجام داد.

1. الگوی را تصدیق کنید: آن را در یک جلسه تیمی صدا کنید. هدف ایجاد یک گردش کار سالم تر را به اشتراک بگذارید. روشن کنید که این در مورد کند شدن خروجی نیست ، بلکه در مورد بهبود نتایج و کاهش استرس است.

2. درخواست های فعلی حسابرسی: دو هفته آخر موارد “فوری” را مرور کنید. چند نفر واقعاً حساس به زمان بودند؟ با برنامه ریزی بهتر چه چیزی می توان از آن جلوگیری کرد؟

3. سطح اولویت را معرفی کنید: وظایف برچسب زدن را با سطح فوریت واقعی شروع کنید. اعضای تیم را ترغیب کنید که هنگام اختصاص یا درخواست کار ، همین کار را انجام دهند.

4. محافظت از تمرکز تیم: زمان کار برای کارهای عمیق. جلسات غیر ضروری را کاهش دهید. اجازه دهید تا بافر زمان در مهلت ها برای قرار دادن تغییرات لحظه آخری بدون تبدیل همه چیز به یک مته آتش ، اجازه دهید.

5. گزارش های مستقیم را برای انجام همان کار: مدیران زیر خود را تشویق کنید تا از همان عادت ها پیروی کنند. اگر فوریت فقط در بالا کنترل شود ، به سرعت باز می گردد. استانداردهای مشترکی را بسازید که در لایه ها به طول می انجامد.

در دراز مدت ، آموزش تیم خود برای تجدید نظر در فوریت فقط یک بهبود بهره وری نیست. این یک مسئولیت رهبری است.