نحوه تنظیم مرزها با مشتری های خود

اگر تا به حال ساعت 9:00 یکشنبه به یک ایمیل پاسخ داده اید ، از هزینه دیررس برای “خوب بودن” خودداری کرده اید یا در دسترس بودن خود را خم کرده اید تا متناسب با برنامه تغییر مشتری (دوباره) باشد ، شما تنها نیستید. تعیین مرزها به عنوان یک صاحب مشاغل می تواند واقعاً غیرممکن باشد.

شما می خواهید مفید ، پاسخگو و انعطاف پذیر باشید ، اما اگر مراقب باشید ، این انعطاف پذیری به فرسودگی و در نهایت نارضایتی تبدیل می شود. در حقیقت ، 42 ٪ از صاحبان مشاغل کوچک گزارش می دهند که احساس فرسودگی و نارضایتی نسبت به تجارت خود دارند.

تعیین مرزها به معنای از دست دادن مشتری نیست. در حقیقت ، مرزهای روشن اغلب در هنگام اجرای خوب ، اعتماد ، حرفه ای و رضایت مشتری را افزایش می دهد. در اینجا نحوه قرار دادن آنها به طور مؤثر بدون به خطر انداختن مشاغل خود آورده شده است.

مرتبط: هنر گفتن شماره: 4 نکته برای تعیین مرزهای سالم را در آغوش بگیرید

مرزها یک سیگنال هستند ، نه یک مانع

اول ، بیایید در مورد اینکه چه مرزهایی در واقع در تجارت انجام می شود صحبت کنیم. مرزها به معنای ایجاد مسافت یا کار با آنها دشوار نیست. آنها در مورد تعیین انتظارات هستند و مدیریت انتظارات در قلب روابط عالی مشتری است. وقتی مشتری های شما می دانند چه چیزی از شما انتظار دارند ، کمتر احتمال دارد که تحت فشار قرار بگیرند یا احساس ناامیدی کنند. شما در حال ایجاد یک ظرفی هستید که به شما امکان می دهد بهترین کار خود را انجام دهید.

بنابراین ، به جای اینکه به مرزها به عنوان دیوار فکر کنید ، آنها را به عنوان قاب اطراف سرویس خود فکر کنید که همه چیز را در کنار هم نگه می دارد.

مشخص کنید که در آن انرژی در حال نشت هستید و آن انتظارات را به صورت مقدماتی تعیین می کنید

قبل از تنظیم قوانین جدید ، بفهمید که در واقع چه چیزی کار نمی کند.

شاید شما در تمام ساعات به متن پاسخ دهید یا مرتباً تماس بگیرید. یا شاید شما در حال قرار دادن مشتری باشید که با شما و تیم خود رفتار نمی کند ، نه به خوبی آنها. شاید شما همچنان به ویرایش های بیشتر و خزش بیشتر بگویید ، و احساس می کنید که این پروژه هرگز به پایان نمی رسد.

با توجه به مکانهای کوچک که احساس ناامیدی یا بیش از حد احساس می کنید ، می توانید در کجا می توانید مرزهای خود را محکم کنید.

سپس ، به جایی که می توانید انتظارات واضح تری در مورد آن چیزها ، زودتر در مشارکت داشته باشید ، نگاه کنید.

این می تواند در راهنمای ورود به سیستم شما ، ایمیل خوش آمدید یا دامنه رسمی کار باشد. نگاهی بیندازید و مطمئن شوید که مواردی مانند ساعت کاری و زمان پاسخگویی شما را بیان می کند ، آنچه در آن گنجانده شده است و در خدمات شما و سیاست های شما در مورد مواردی مانند تجدید نظر ، پرداخت های دیررس و لغو گنجانده نشده است.

وقتی مشتری این اطلاعات را به صورت مقدماتی قرار می دهد ، بعداً “قوانین” را بهار نمی دهید. شما همچنین انتظارات را به صورت مقدماتی تنظیم می کنید ، که می تواند مشتریانی را که ممکن است بخواهند آن محدودیت ها را تحت فشار قرار دهند – که خوب است ، جلوگیری کند ، زیرا این نوع مشتریانی هستند که ما سعی می کنیم از آن جلوگیری کنیم.

مرتبط: چرا تنظیم مرزها راز حفظ انرژی و تمرکز بر آنچه مهم است

با وضوح و بی طرفی رهبری کنید

مرزها لازم نیست سرد باشند. درعوض ، مهم این است که آنها را با بی طرفی عاطفی و اعتماد به نفس ارتباط برقرار کنید.

به عنوان مثال ، به جای: “این خارج از محدوده است.” سعی کنید: “ایده عالی! این خارج از محدوده توافق فعلی ما خواهد بود ، اما اگر می خواهید یکی را ببینید ، خوشحال می شوم که نقل قول ارسال کنم.”

از همه مهمتر ، صبر نکنید تا ناامید شوید. اگر هزینه عاطفی را به مکالمه وارد کنید ، به خصوص اگر شخص دیگری نیز درگیر شود ، می تواند به راحتی در شعله های آتش فرو رود.

شما همچنین لازم نیست که در لحظه پاسخ دهید ، به خصوص اگر پیش فرض شما برای گفتن بله است. به خود فضا بدهید تا ارزیابی کنید که آیا این یک اورژانس واقعی است ، یک سوءاستفاده یا موردی که باید محدودیت های خود را مجدداً برقرار کنید. شما حتی می توانید خود را از یک تماس بهانه کنید تا به خودتان این فضا را بدهید تا فکر کنید.

انتظارات را زود تنظیم کنید و در صورت لزوم آنها را به آرامی تقویت کنید. اگر مشتری به شما فشار آورد ، در مرز محکم بایستید. روشن بودن به این معنی نیست که شما ناعادلانه یا ناعادلانه هستید ، به خصوص وقتی که آن را به زبانی ساده و خنثی تحویل می دهید.

به یاد داشته باشید ، بیشتر مشتری ها سعی نمی کنند از هدف استفاده کنند. آنها فقط عادت کرده اند با افرادی که مرزها را ابلاغ نکرده اند ، کار کنند. پاسخ آرام و محکم شما می تواند به سرعت آن پویا را دوباره تنظیم کند.

سیستم هایی را برای پشتیبان گیری از شما ایجاد کنید

اگر دائماً مجبور هستید مرزها را به صورت دستی اجرا کنید ، سریع خسته می شوید. اینجاست که سیستم ها وارد می شوند.

روش های زیادی برای تنظیم مرزهای کوچک در طول گردش کار ، برای اجرای خط مشی های شما وجود دارد و به مشتری ها سیگنال می دهد که مایل به انجام این کار هستید.

یکی از موارد مورد علاقه من ساختن این کار در گردش کار برنامه ریزی و فروش شماست. در بسیاری از ابزارهای برنامه ریزی ، می توانید تصدیق خط مشی لغو دیرهنگام خود را برای به حداقل رساندن لغو دیررس و عدم نمایش تماس های فروش اضافه کنید.

من همچنین عاشق تکیه بر تکیه های خودکار هستم تا انتظارات را در زمان پاسخگویی تعیین کنم. هرکسی که به من ایمیل می دهد ، انتظارات را به وضوح در مورد زمان انتظار از من می شنود ، که این امر مانع از ناامیدی در پایان و من می شود.

همچنین می توانید در هنگام شرایط سخت با مشتری ، خود را برای استفاده از خود ایجاد کنید. برخی از مکان های عالی برای شروع یک الگوی ایمیل برای پرداخت دیررس و دیگری برای درخواست های خارج از سیستم است.

هرچه بیشتر مرزها را در عملیات خود بسازید ، برای اجرای آنها تلاش کمتری می کند و برای هر کسی که با شما کار می کند “عادی” تر می شود.

مرتبط: نحوه ایجاد و حفظ مرزهای کار مؤثر به عنوان کارآفرین (و چرا مهم است)

از همه مهمتر – مایل به از دست دادن مشتری های اشتباه باشید

این یکی سخت ، اما ضروری است.

اگر تنظیم مرز شما باعث ناراحتی مشتری شود – و در بعضی مواقع ، این امر – ممکن است مناسب نباشد. با تعیین مرزها و اجرای آنها ، خود ، تیم و مشتری های خود را نشان می دهید که مایل هستید تجربه کاری را برای همه اولویت بندی کنید ، فقط با استفاده از هر مشتری که راه خود را می آید.

در نهایت ، مشتریانی که به وقت ، تخصص و تجارت شما احترام می گذارند ، باقی می مانند. کسانی که انتظار دارند شما بی پایان در دسترس باشید ، کار رایگان انجام دهید یا از سیاست های خود صرف نظر کنید ، یا تنظیم می شوند یا خود را انتخاب می کنند.

خبر خوب این است که مشتریانی که اقامت خود را انجام می دهند بسیار بهتر خواهند بود و به احتمال زیاد بیشتر با شما هزینه می کنند ، به افراد بیشتری مراجعه می کنند و ستایش های خود را می خوانند.

مشتری ها اغلب عاشق کار با افرادی هستند که مرز دارند. مرزها نشان می دهد که شما کار خود را جدی می گیرید و یک حرفه ای هستید. چه کسی نمی خواهد با شخصی مانند آن کار کند؟ ممکن است مردم همیشه آن را نگویند ، اما کاملاً متوجه خواهند شد و تجارت شما از شما تشکر خواهد کرد.