نحوه برخورد با مشتریان با درآمد آهسته به روش صحیح

اگر فاکتورهای تجاری خود را به مشتریان فاکتو می دهد ، به دلیل پرداخت آهسته (یا غیر) به احتمال زیاد با چالش های جریان نقدی روبرو شده اید. مشتری های آهسته با پرداخت هزینه ناامید کننده هستند زیرا مانع از توانایی شما در برآورده کردن انتظارات ، پر کردن موجودی موجودی و پرداخت تیم خود می شوند.

با گذشت بیش از 26 سال یک تجارت امنیت سایبری ، شرکت من بیش از 100 میلیون دلار خدمات و محصولات فاکتور کرده است. وقتی در سال 2022 از آنجا خارج شدم ، ما به میزان جمع آوری 98.7 ٪ رسیده بودیم. تنها فاکتورهای پرداخت نشده متعلق به مشتریانی بود که قبل از جمع آوری ما از کار خارج شدند.

این موفقیت به دلیل نرم افزار ، جذابیت یا تهدیدهای قانونی نبود. این امر از پیروی مداوم از یک فرآیند مجموعه ساختاری ناشی می شود. این که فاکتورهای شما 10 یا 10 میلیون دلار باشد ، یک رویکرد منضبط برای اطمینان از جریان مداوم پول نقد ضروری است.

مرتبط: پرداخت های دیررس مشاغل کوچک را فلج می کنند. از این استراتژی ها برای جمع آوری پول خود زودتر استفاده کنید.

فشار پرداخت

مجموعه های مؤثر به کاربرد مداوم و محترمانه فشار وابسته است. این رویکرد شرکت شما را از نظر مالی معتبر می داند و به وضوح ارتباط برقرار می کند که عدم پرداخت عواقب آن را دارد. بانک ها و شرکت های کارت اعتباری از تکنیک های مشابه با موفقیت استفاده می کنند.

در صورت نزدیک بودن روابط مشتری ، درخواست پرداخت می تواند ناراحت کننده باشد. این امر نیاز به تعامل از اجتماعی به معامله ای دارد ، که می تواند برای مشتریان بی دست و پا باشد ، به خصوص اگر آنها مستقیماً مسئول پرداخت نباشند. بنابراین ، جدا نگه داشتن مجموعه ها و خدمات به مشتری بسیار مهم است.

1. مسئولیت های مجموعه های جدا شده

اولین قدم برای ساختن یک فرآیند رسمی مجموعه اختصاص دادن یک حسابدار ، کنترل کننده ، حسابدار یا کارکنان پشتیبان مشابه برای مدیریت کلیه وظایف مجموعه-صدور فاکتورها ، برقراری ارتباط جزئیات پرداخت و ارسال اعلامیه های مجموعه است. از انجام کارکنان مشتری در انجام این کارها خودداری کنید و اطمینان حاصل کنید که تمرکز آنها بر پرورش روابط مثبت است.

اگر مشتریان ابراز ناامیدی های صورتحساب برای کارکنان مشتری مداری ، این شکایات را به شخص مجموعه اختصاصی خود هدایت کنید. تیم شما از این جدایی روشن قدردانی خواهد کرد.

صاحبان یا بنیانگذاران نیز باید خود را از مجموعه ها فاصله بگیرند ، فقط در صورت لزوم اقدامات قانونی مداخله می کنند. جدا کردن این وظایف ، تجارت شما را به عنوان سازمان یافته و قوی ارائه می دهد. در مقابل ، داشتن فروشندگان یا بنیانگذاران در حال التماس برای پرداخت ها ، ضعف را نشان می دهد و فوریت مشتریان را برای پرداخت کاهش می دهد.

2. شرایط پرداخت را به روشنی تعریف کنید

شرایط پرداخت باید در کلیه توافق نامه های مشتری از جمله فاکتورها ، قراردادها ، سفارشات خرید و نقل قول صریح باشد. زبان ساده و واضح ضروری است. برای درست کردن این زبان با یک وکیل یا متخصص مالی مشورت کنید. با این حال ، برخی از عناصر کلیدی عبارتند از:

• شرایط پرداخت: بازه زمانی را به وضوح مانند NET30 مشخص کنید ، به معنی پرداخت در طی 30 روز. مشاغل با حاشیه تنگ ممکن است نیاز به پرداخت فوری یا پیش پرداخت داشته باشند.

• عواقب عدم پرداخت: به وضوح مجازاتهای احتمالی را برای پرداخت های دیررس بیان می کند. به عنوان مثال: “مشتری باید تمام فاکتورها را در مدت 30 روز از زمان دریافت بپردازد. عدم پرداخت ، صرف نظر از دلیل ، ممکن است منجر به (الف) هزینه های پرداخت دیررس شود که 2 ٪ از مانده مانده ، (ب) قطع کار در حال انجام و (ج) خودداری از کلیه خدمات برجسته و تحویل تا زمان فاکتورها کاملاً حل و فصل شود.”

• دستورالعمل پرداخت: جزئیات دقیقاً چگونگی و جایی که باید پرداخت ها انجام شود ، از جمله نام گیرنده را بررسی کنید.

مرتبط: 5 روش Surefire برای پرداخت مشتری به موقع

3. روند صورتحساب خود را مستند کنید

مرحله بعدی مستند سازی و رسمی کردن روشهای صورتحساب داخلی است. برخی از موارد شامل:

• نقش ها: به وضوح مسئولیت هایی را برای تولید فاکتور ، ارسال و مجموعه ها تعیین کنید. در ابتدا ، یک نفر ممکن است این کارها را انجام دهد ، اما با رشد تجارت شما می توان وظایف را از هم جدا کرد.

• روز فاکتور: تاریخ صدور فاکتور هفتگی یا ماهانه منظم را تعیین کنید. قوام به جلوگیری از سردرگمی کمک می کند.

• مهلت های قبل از Invoice: مهلت داده های داخلی (مانند ساعت مشاور یا استفاده از موجودی) مورد نیاز برای صورتحساب را تعریف کنید. واضح است که عواقب آن را برای کارمندانی که نتوانسته اند این مهلت ها را برآورده کنند ، بیان کنید.

• روشهای فاکتور: فاکتورها را از طریق چندین کانال (ایمیل ، نامه فیزیکی ، متن) ارسال کنید ، اطمینان حاصل کنید که مشتریان به راحتی نمی توانند ادعا کنند که هرگز فاکتور دریافت نکرده اند.

• گزارش مجموعه ها: به طور مرتب گزارش مجموعه را در مورد جزئیات فاکتورهای برجسته و وضعیت پیری آنها حفظ کنید. به عنوان مالک ، این گزارش را هفتگی با تیم مالی خود مرور کنید.

4. یک فرآیند فشار تشدید کننده را اجرا کنید

مرحله آخر تعریف و پیروی از یک فرآیند فشار مجموعه است. این بیان می کند که چگونه شما فوریت و تشریفات ارتباطات را با مشتریان آهسته پرداخت می کنید. در اینجا یک نمونه ، فرایند تشدید پنج مرحله ای با کارهای ارتباطی همراه است:

1. گذشته (1-15 روز تأخیر):

   • در روز 15 ، یک ایمیل برای استعلام مودبانه در مورد وضعیت پرداخت ارسال کنید.

   • فاکتور را با ایمیل ارسال کنید.

2. دیر (16-30 روز تأخیر)

   • هفتگی ، ایمیلی را ارسال کنید که از جزئیات پرداخت ، از جمله کلیه فاکتورهای برجسته و همچنین بیانیه حساب که نشان دهنده مانده مانده است ، ارسال کنید.

   • در روز 28 ، برای پرس و جو در مورد پرداخت با مشتری تماس بگیرید.

3. بزهکار (31-90 روز)

   • دو بار در هفته ، به مشتری ایمیل ارسال کنید که حساب می گوید بزهکار است. همه فاکتورهای برجسته و همچنین بیانیه حساب را با عبارت “حساب گذشته گذشته” ارسال کنید که به طور برجسته در بیانیه نمایش داده می شود.

   • هر هفته با مشتری تماس بگیرید و درخواست پرداخت کنید. از مشتری بخواهید شماره چک ، مقدار و تاریخ ارسال چک را ارائه دهد.

4. حساب (90-120 روز)

   • ایمیل هفتگی با بیان اینکه حساب مشتری در حال نگه داشتن است ، هیچ تجارت دیگری امکان پذیر نیست و کلیه خدمات و مجوزها به حالت تعلیق در می آیند تا اینکه به طور کامل در تمام مانده های برجسته انجام شود. همه فاکتورها و اظهارات حساب را دوباره ارسال کنید. نمایش “حساب در انتظار” در کلیه بیانیه ها و فاکتورها.

   • تماس هفتگی برای تقاضای پرداخت. برای انتشار هرگونه کار یا مجوز ، به جزئیات پرداخت نیاز دارید.

   • در روز 100 ، با مدیر ارائه خدمات تماس بگیرید. به مدیر اطلاع دهید که حساب مشتری در حالت تعلیق است و دیگر نمی توان کار دیگری انجام داد. همچنین ، به مدیر دستور دهید تا در مدت پنج روز مجوزهای مشتری را به حالت تعلیق درآورد ، مگر اینکه پرداخت دریافت شود.

   • شارژ هزینه های دیررس ماهانه را به حساب شروع کنید.

5. دادخواست (فراتر از 120 روز):

   • هشدار ایمیل نهایی را ارسال کنید. آخرین مهلت 5-10 روز را تعیین کنید.

   • تماس بگیرید و درخواست کنید ، اقدامات قانونی را تهدید کنید.

   • پس از مهلت مهلت ، اطلاعات حساب را برای دادخواست به مشاور حقوقی منتقل کنید.

   • برای لغو حساب ها و مجوزهای مشتری با تیم تحویل خدمات تماس بگیرید.

به طور طبیعی ، شما می خواهید این افزایش را سفارشی کنید تا منعکس کننده عملیات داخلی و روشهای ارتباطی مورد استفاده باشد.

مرتبط: چگونه به طور پیش فرض با مشتریان صحبت کنیم

ملاحظات مربوط به دادخواست

در حالی که گاهی اوقات دادخواست اجتناب ناپذیر است ، بهتر است از شکایت از مشتریان بدون پرداخت خودداری کنید. اقدامات حقوقی غالباً منابع بیشتری را نسبت به بهبودی مصرف می کند. درعوض ، بهتر است بدهی را رد کنید و خدمات را به مجرمان مزمن قطع کنید. دادخواست فقط برای موارد شدید باید محفوظ باشد.

با این حال ، حفظ یک فرآیند مجموعه های ساختاری به طور معمول نیاز به دادخواست را کاهش می دهد و جریان نقدی شما را به میزان قابل توجهی بهبود می بخشد.

مدیریت مؤثر جریان پول برای بقای تجارت بسیار مهم است. اجرای یک فرآیند مجموعه ای رسمی و رسمی ، پرداخت های سریع و ثبات مالی را تضمین می کند و به شما امکان می دهد به جای تعقیب فاکتورها ، روی رشد تمرکز کنید.