بسته شدن معامله؟ از این حراست ها پرش نکنید.

در هر محیط فروش سریع ، بستن یک معامله اغلب به عنوان موانع نهایی دیده می شود. اما درست قبل از امضای این قرارداد ، اشتباهات ظریف می تواند خطرات اساسی ایجاد کند ، به ویژه هنگامی که تغییرات درخواست شده با مشتری بررسی نشده باشد یا فرایندها از نزدیک دنبال نشوند.

در حالی که این موضوعات اغلب در چرخه فروش ظاهر می شود ، عواقب احتمالی در بین حقوقی ، انطباق ، عملیات و امور مالی وجود دارد.

مرتبط: قراردادهای شما می تواند پتانسیل درآمد شما و افزایش ریسک در تجارت شما باشد. در اینجا نحوه کنترل آورده شده است.

وقتی فرآیندهای استاندارد تغییرات لحظه آخر را برآورده می کنند

برای بسیاری از سازمان ها ، سیستم عامل هایی مانند Salesforce به ایجاد ساختار و سازگاری برای معامله کمک کرده اند. از دسترسی اولیه تا توافق نامه امضا شده ، مسیر ساده و استاندارد شده است – به ویژه در صنایعی که قراردادها با دقت قالب بندی می شوند و بندرت از آن منحرف می شوند.

اما حتی با دقت ترین گردش کار می تواند در خط پایان آسیب پذیر شود.

یک سناریوی مشترک: یک مشتری به جای اینکه مشخص شود ، با ویرایش های خود قراردادی را با ویرایش های خود باز می گرداند. در اعماق سند دفن شده ، یک بند کلیدی حذف شده است. ممکن است جزئی به نظر برسد. ممکن است بی توجه باشد. اما این تغییر تک و غیرقابل توصیف می تواند مسئولیت های قانونی را تغییر دهد ، بدهی ها را تغییر دهد یا حمایت های مهم را از بین ببرد. یک کلمه تغییر کرده یا حذف شده می تواند عواقب طولانی مدت را به همراه داشته باشد.

این نوع تجدید نظر در آخرین لحظه ، به ویژه هنگامی که در قالب به ظاهر کامل و تمیز تحویل داده می شود ، خطر جدی را به همراه دارد. مسئله بدخواهی نیست. این حرکت است در این مرحله ، مشتری اغلب آماده انجام معامله است.

به همین دلیل مهمترین دفاع در برابر ریسک مربوط به کند شدن تیم فروش نیست. این در مورد تقویت سیستم ها و عادات است که به آنها امکان می دهد بدون قربانی کردن دقت به سرعت حرکت کنند.

قدرت آموزش فعال

کاهش این خطرات با آموزش مداوم و عملی شروع می شود که فراتر از دانش محصول است. تیم ها به یادآوری منظم در مورد اینکه کجا و چگونه معاملات می توانند از بین بروند ، نیاز دارند. در Associa ، بزرگترین شرکت مدیریت انجمن صاحبان خانه در جهان ، ما فراخوان های منطقه ای سه ماهه برای رهبران فروش و بخش حقوقی خود داریم که برای ایجاد فضایی نه تنها برای به اشتراک گذاشتن به روزرسانی ها ، بلکه برای صحبت از طریق چالش های دنیای واقعی ضروری است. این جلسات غالباً روندهای نوظهور ، مانند انواع جدید خطوط یا درخواست های مکرر مشتری که نیاز به تراز گسترده تر دارند ، سطح می شوند.

اجلاس سالانه رهبری ما لایه ای قدرتمند دیگر از اتصال و تراز را اضافه می کند. در طول نزدیک به یک هفته ، رهبران بیش از 300 دفتر شعبه و رهبران فروش به صورت حضوری برای آموزش همهجانبه ، جلسات پرسش و پاسخ و حل مشارکت مشترک جمع می شوند. این فرصتی برای پوشش نه تنها آنچه در حال تغییر است ، بلکه چرا سیاست ها و فرآیندهای خاص اهمیت دارند. دسترسی در طی این رویدادها مهم است – فروشندگان نیاز به دسترسی مستقیم به رهبران حقوقی ، مالی و عملیاتی دارند که می توانند انتظارات را روشن کنند و به جلوگیری از خطاهای رایج کمک کنند.

مرتبط: 6 اشتباه برای جلوگیری از ایجاد قراردادهای مشتری

استاندارد سازی شبکه ایمنی شماست

فراتر از آموزش ، چک لیست های معامله استاندارد ابزاری مهم برای جلب نظارت است. این که آیا پاسخ به RFP ، استخدام یک فروشنده یا سوار شدن به یک مشتری ، این لیست های چک باعث می شود تا تیم ها را تأیید کنند تا بررسی حقوقی را تأیید کنند ، بخش های کلیدی یک قرارداد را بررسی کنند و اطمینان حاصل کنند که هیچ شرایط مهم حذف نشده یا تغییر نکرده است.

اینها فقط ابزارهای اداری نیستند. آنها نگهبان هستند. هنگامی که فشار برای نهایی کردن یک معامله به پایان می رسد ، لیست های چک باعث مکث برای تأیید ضروری می شوند. آیا مشتری به جای یک سند کلمه ای دوباره ، PDF را ارسال کرده است؟ آیا کسی اصطلاحاتی را که اصلاح شده است مرور کرده است؟ آیا قانونی نسخه نهایی را تأیید کرده است؟ این سؤالات مهم است – و لیست چک تضمین می کند که قبل از بسته شدن معامله به آنها پاسخ داده می شود.

استاندارد سازی همچنین ابهام را از بین می برد. وقتی همه از همان فرآیند استفاده می کنند ، وقتی چیزی خاموش است ، راحت تر است. این قوام در حالی که تیم فروش را قادر می سازد با اطمینان حرکت کند ، از تجارت محافظت می کند.

همکاری متقابل کاربردی مهم است

همچنین یادآوری این نکته حائز اهمیت است که محافظت از مشاغل کار هیچ تیم واحد نیست. در حالی که ممکن است این خطرات در مراحل پایانی یک معامله پدیدار شود ، آنها به هوشمندی هماهنگ از حقوقی ، انطباق ، عملیات و رهبری نیاز دارند. از تیم های فروش نباید انتظار می رود که دروازه بان های نهایی هر بند قانونی ظریف باشند ، اما آنها باید بدانند که چه زمانی باید چیزی را پرچم گذاری کنند و چه کسی را در هنگام انجام کار می کنند.

انعطاف پذیر ترین سازمان ها این نوع پاسخگویی مشترک را پرورش می دهند. آنها سیلوها را تجزیه می کنند و باعث می شوند که اعضای تیم بتوانند سریع جواب دهند و در صورت لزوم تشدید شوند. چه از طریق اتوماسیون گردش کار و چه کانال های ارتباطی ساده ، هدف یکسان است: انجام کار صحیح از اشتباه کردن.

مرتبط: 6 راه برای نجات پیراهن خود

حسابرسی قبل از عمل

سرانجام ، قبل از هرگونه تغییر در سیستم ها یا فرآیندهای موجود ، حسابرسی آنچه را که قبلاً دارید ، ضروری است. این یک اصل ساده است ، اما یکی از مواردی که اغلب در عجله برای بهبود یا تنظیم وجود دارد.

یک ممیزی کامل به آشکار کردن نقاط ضعف کمک می کند ، خواه الگوهای منسوخ شده ، پروتکل های نامشخص دستی ، آموزش متناقض یا ارتباطات اطلاعاتی. در یک مثال ، قراردادی که به طور اتفاقی از طریق شام امضا شد – به معنای حسن نیت – فاقد حمایت های اساسی مانند خدمات تعریف شده یا شرایط قیمت گذاری بود ، که بعداً منجر به عوارض قابل اجتناب شد. بدون این مرحله ، به روزرسانی های خوب و خوب می توانند به طور تصادفی خطرات جدیدی را ایجاد کنند. اما با این کار ، تیم شما می تواند فرایندهای شما را با اعتماد به نفس تکامل دهد و به جای اصلاحات در بالای نقاط کور ، روی یک پایه محکم بسازید.

بستن معامله ، اوج کار سخت ، استراتژی و ایجاد روابط است. اما این همچنین یکی از ظریف ترین لحظات چرخه زندگی است. بدون محافظت مناسب در محل ، برای تغییر لحظه آخری بسیار آسان است که از طریق بدون توجه به لغزش برسد.

با سرمایه گذاری در آموزش های مکرر ، اجرای لیست های چک استاندارد ، تقویت همکاری در بخش ها و حسابرسی فرآیندهای خود قبل از ایجاد تغییرات ، می توانید آسیب پذیری ها را به میزان قابل توجهی کاهش داده و تیم های خود را توانمند کنید تا سریع ، با اطمینان و هماهنگ با اهداف بلند مدت خود حرکت کنند.