برای مشکلات لایه 1، یک فرآیند در حال انجام است و شخص درگیر دقیقاً می داند که باید چه کاری انجام دهد. مسئله اینجاست که آنها به سادگی اشتباه کردند. این برای بهترین ما اتفاق می افتد – گاهی اوقات، ما فقط می لغزیم.
لایه دوم مشکلات کمی پیچیده تر است. برای مشکلات لایه 2، یک فرآیند وجود دارد، اما فرد به طور کامل آن را درک نمی کند. این ممکن است به دلایل مختلفی اتفاق بیفتد – شاید آنها تازه کار هستند و هنوز یاد می گیرند، یا شاید آموزش آنها آنطور که باید کامل نبوده است. در هر صورت، ریشه مشکل عدم درک است، نه فقط یک اشتباه ساده.
من متوجه شده ام که اکثر مسائل در یکی از سه لایه قرار می گیرند که هر کدام به رویکرد متفاوتی برای حل نیاز دارند. در زیر، من این سه لایه را تجزیه می‌کنم تا بتوانید راه‌حل‌های کسب‌وکار خود را برای نوع مشکل مناسب تنظیم کنید.
همچنین مهم است که به دنبال روندها باشید. به عنوان مثال، اگر مشکلات لایه 2 زیادی دارید، ممکن است نشانه آن باشد که روش های آموزشی شما نیاز به بهبود دارند. اگر مشکلات لایه 1 زیادی می بینید، ممکن است زمان آن فرا رسیده باشد که شیوه های استخدام خود را مرور کنید یا از تیم خود حمایت بیشتری کنید.
نظرات بیان شده توسط مشارکت کنندگان کارآفرین مربوط به خود آنهاست.
مطالب مرتبط: 5 گام برای حل خلاقانه مشکلات کسب و کار
لایه 3: عدم فرآیند
اگر مشکل لایه 2 همچنان رخ می دهد، نشانه آن است که مواد آموزشی شما – یا روش های آموزشی شما – ممکن است به به روز رسانی نیاز داشته باشند. در مقایسه با نتایجی که می بینید، به آنچه آموزش می دهید نگاه کنید. آیا در آموزش خلأ وجود دارد؟ آیا بخش‌های خاصی از فرآیند وجود دارد که کارکنان به طور مداوم با آن درگیر هستند؟ اگر چنین است، ممکن است زمان آن رسیده باشد که آموزش خود را به روز کنید تا نیازهای تیم خود را بهتر برآورده کنید.
ما به عنوان صاحبان کسب و کار و رهبران، اغلب در سازمان های خود با مشکلات مختلفی مواجه می شویم، اما نه همه مشکلات یکسان ایجاد می شوند.
اگر مشکل لایه 3 همچنان رخ می دهد، می تواند به این معنی باشد که فرآیندی که ایجاد کرده اید برای نیازهای تیم کاملاً مناسب نیست. در این مورد، ممکن است لازم باشد فرآیند را تغییر دهید یا به‌روزرسانی کنید یا فرآیندهای تکمیلی ایجاد کنید تا سایر بخش‌های کسب و کار را پوشش دهید.
به طور معمول، ارزیابی صحیح یک مشکل لایه 3، تعریف و مستندسازی راه حل و سپس آموزش (و بازآموزی) تیم های مربوطه، 2 تا 4 هفته طول می کشد. این ممکن است طولانی به نظر برسد، اما ارزش آن را دارد تا مطمئن شوید که این فرآیند محکم است و تیم شما آماده است تا آن را درازمدت دنبال کند.
چرا مهم است
هنگامی که فرآیند انجام شد، آموزش تیم خود نیز ضروری است تا بدانند چگونه آن را اجرا کنند. ممکن است لازم باشد کارگاه‌هایی برگزار کنید، پشتیبانی مداوم ارائه دهید و در صورت بروز هرگونه سوال در دسترس باشید.
درک سه لایه مشکلات برای حل موثر مشکل در هر سازمانی ضروری است. شما نمی خواهید مدیران شما بیش از حد فکر کنند یا زمان زیادی را برای حل مشکلات لایه 1 تلف کنند – اینها باید راه حل های سریعی باشند. از طرف دیگر، شما نمی خواهید آنها در حل مشکلات لایه 3 عجله کنند، زیرا این مسائل نیاز به برنامه ریزی و اجرای دقیق تری دارند.
هنگامی که به یک مشکل سطح 2 رسیدگی می کنید، سعی کنید بازخورد خود را ظرف یک هفته به اشتراک بگذارید. این به شما زمان کافی برای ارزیابی مجدد و آموزش مجدد می دهد و در عین حال موضوع را در ذهن کارمند تازه نگه می دارد. همچنین، افراد دیگری را نیز در نظر بگیرید که ممکن است از این تازه‌سازی سود ببرند. این رویکرد پیشگیرانه می تواند به جلوگیری از بروز مشکلات مشابه با سایر اعضای تیم کمک کند.
هنگامی که یک مشکل لایه 1 ظاهر می شود، اولین حرکت شما باید یادآوری فرآیند صحیح به فرد باشد. یک تلنگر سریع و ملایم اغلب تنها چیزی است که برای برگرداندن همه چیز به مسیر درست لازم است. اینها مشکلاتی هستند که با یک مکالمه کوتاه یا یک یادآوری ساده قابل رفع هستند.
راه حل مشکل لایه 2 ساده است: آموزش. خواه این شامل یک دوره تکمیلی باشد یا نشستن انفرادی برای انجام مجدد فرآیند، هدف این است که اطمینان حاصل شود که فرد به طور کامل درک می کند که از او چه انتظاری می رود. آموزش به پر کردن شکاف دانش کمک می کند و کارکنان را با ابزارهایی که برای موفقیت نیاز دارند مجهز می کند.
مهم نیست که جزئیات چه چیزی را شامل می شود، بهتر است یک مشکل لایه 1 را به سرعت حل کنید، به طور ایده آل در عرض 24 ساعت بازخورد ارائه دهید. هرچه زودتر به آن بپردازید، تصحیح آن آسان تر است و از تبدیل شدن اشتباه به یک مسئله تکراری جلوگیری می کند.
لایه 2: عدم درک
مرتبط: 2 مرحله برای تعیین بهترین راه حل ممکن برای هر مشکل
لایه 1: اشتباهات ساده
مطالب مرتبط: با مشکل سختی روبرو هستید؟ این هک ها را امتحان کنید تا راه حل مورد نیاز خود را پیدا کنید
در نهایت، ما لایه سوم مشکلات را داریم، که زمانی اتفاق می‌افتد که اصلاً فرآیندی وجود نداشته باشد. اگر فرآیندی وجود نداشته باشد، نمی توانید انتظار داشته باشید که تیم شما بداند چه کاری انجام دهد. مشکلات لایه 3 اغلب زمانی اتفاق می‌افتند که کسب‌وکار شما رشد کرده یا تغییر کرده است، و شما با چالش‌های جدیدی روبرو می‌شوید که فرآیندهای موجود آنها را پوشش نمی‌دهند. آنها نشانه بزرگی هستند که زمان ایجاد یا بازنگری برخی فرآیندهای جدید فرا رسیده است.
اگر این نوع اشتباه به طور مرتب شروع به اتفاق افتادن کرد، وقت آن است که کمی عمیق تر بگردید. ممکن است چیز دیگری در حال وقوع باشد – استرس، جدایی یا حتی فرسودگی شغلی. در این موارد، مهم است که به جای صرفاً علائم، به علت اصلی رسیدگی شود. مشکلات لایه 1 ثابت می تواند نشان دهنده این باشد که کارمند به حمایت نیاز دارد، خواه از طریق مدیریت زمان بهتر، استراحت های مکرر یا پرداختن به مسائل شخصی که ممکن است بر کار آنها تأثیر بگذارد.
مشکلات لایه 3 پیچیده ترین هستند زیرا شما را ملزم می کند چیزی را از ابتدا بسازید. اولین قدم ارزیابی موقعیت و تعریف آنچه باید انجام شود است. هنگامی که درک واضحی از مشکل پیدا کردید، می توانید فرآیندی را ایجاد کنید که به مشکل رسیدگی می کند. این ممکن است شامل ترسیم مراحل، تعیین مسئولیت ها و حصول اطمینان از همسویی فرآیند با اهداف کلی سازمان باشد.
با شناسایی لایه مشکل، می توانید انتظارات درستی را در مورد میزان زمان و تلاش مورد نیاز برای یافتن راه حل تعیین کنید. دفعه بعد که با چالشی مواجه شدید، از خود بپرسید: این مشکل متعلق به کدام لایه است؟ نزدیک شدن به آن با این چارچوب باعث صرفه جویی در وقت، تلاش و شاید حتی چند سردرد در طول مسیر می شود.
https://www.entrepreneur.com/leadership/most-problems-fall-into-1-of-3-layers-heres-how-to/479204